Surmonter les défis de mise en œuvre de la RPA

Pour le dire avec des mots simples, Automatisation des processus robotiques (RPA)est le processus d’utilisation de robots pour effectuer des tâches répétitives ou basées sur des règles. Dire que la RPA a changé le monde des affaires serait un euphémisme. Selon Forrester Research, le marché des logiciels RPA devrait atteindre 6,5 milliards de dollars d’ici 2025. Le marché des services liés à la RPA pourrait atteindre 16 milliards de dollars d’ici 2025. La dernière statistique est une déclaration révélatrice des entreprises adoptant la RPA.

Les organisations qui adoptent la RPA dans leur système peuvent changer le visage de leur entreprise en devenant plus rapides et plus intelligentes. Il améliore l’efficacité, augmente la sécurité des données d’entreprise, fournit des données pour l’analyse, aide à atteindre vos objectifs de précision avec cohérence et crée une meilleure expérience client. Comme nous continuerons à le répéter dans cet article, les avantages de la mise en œuvre de la RPA sont infinis. Comme toute activité qui mérite d’être poursuivie, vous serez également confronté à des défis lors de la mise en œuvre de la RPA, mais cela en vaut la peine.

Plus de 70-80% des processus basés sur des règles peuvent être automatisés. Heureusement, de nombreuses activités commerciales sont basées sur des règles et une logique. C’est là que la RPA fait toute la différence.

Dans cet article, nous examinons les avantages de la RPA dans plusieurs secteurs, les défis courants auxquels vous êtes confrontés lors de la mise en œuvre et les moyens de les surmonter.

Cas d’utilisation RPA :

Une enquête menée par UiPath en 2020 a révélé que les cas d’utilisation les plus courants de la RPA sont la finance et la comptabilité (47 %), le service client (31 %) et les ressources humaines (23 %).

Les systèmes RPA peuvent fonctionner sur différentes plates-formes, applications et services. Il peut facilement s’intégrer à votre infrastructure informatique existante. Examinons les cas d’utilisation de la RPA pour différents secteurs.

Bancaire:

Les robots RPA peuvent gérer la plupart des activités bancaires telles que la tenue de registres, les rapports, la paie, les comptes créditeurs et débiteurs. En réduisant les coûts opérationnels et en augmentant la conformité en réduisant le taux d’erreur humaine, les bots RPA aident les équipes financières à se concentrer sur les tâches stratégiques et à se développer rapidement à grande échelle.

Le traitement et la validation des prêts, la gestion des cartes, la fermeture de compte, la fermeture de fonds le jour même, la connaissance de votre client (KYC), la vérification de l’identité du client, la réponse aux demandes des clients, le rapprochement financier, les audits, la planification de l’assurance qualité et la surveillance réglementaire sont quelques-uns des aspects spécifiques. tâches que les bots RPA peuvent accomplir avec succès dans le secteur bancaire.

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HEURE:

La RPA augmente la productivité des employés grâce à une gestion efficace des performances, améliore l’image de marque, prend des mesures basées sur les données, etc. Il permet aux RH de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée. L’automatisation de l’intégration, la recherche de candidats, la vérification des antécédents des employés, la gestion des présences, la gestion de la paie, la gestion des départs des employés, l’organisation d’entretiens, etc., sont quelques-unes des tâches que les robots RPA peuvent effectuer.

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Détail:

Le secteur de la vente au détail bénéficie grandement de la RPA car elle offre de nombreux avantages, allant de la réduction des coûts à l’amélioration du service client. L’automatisation des factures, le traitement des retours, les rapports de registre, l’automatisation CRM, la gestion des stocks, le marketing personnalisé et l’automatisation ERP ne sont que quelques-uns des nombreux cas d’utilisation dans le secteur de la vente au détail.

Service client:

Grâce à sa programmation basée sur des règles, les bots RPA sont d’une immense aide dans le service client. RPA automatise l’échange de données pour mieux servir les clients. Il réduit les coûts d’exploitation par une énorme marge car il réduit la nécessité d’employer des personnes dans plusieurs domaines de support client.

Assurance:

Les robots RPA sont parfaits pour traiter les réclamations, accélérer le processus d’enregistrement des formulaires et les aider à respecter les normes de conformité en utilisant des notifications et des mises à jour automatisées.

Fabrication:

Dans l’industrie manufacturière, les robots RPA peuvent réduire le temps consacré aux tâches de routine, réduire le délai de mise sur le marché, maintenir une piste d’audit, minimiser les erreurs de processus, etc. Les données collectées par les robots RPA peuvent être exploitées par des outils d’analyse et des logiciels de « jumeau numérique » pour identifier les lacunes et découvrir les opportunités.

Défis courants de mise en œuvre de la RPA

Examinons quelques-uns des défis courants auxquels sont confrontées les entreprises lors de la mise en œuvre de la RPA.

Manque de planification et de stratégie appropriées

La mise en œuvre de la RPA dans une organisation est une tâche cruciale, et elle nécessite l’approbation tacite des principales parties prenantes. Cela nécessite également une bonne planification pour réussir la mise en œuvre. Avoir une stratégie appropriée aide à créer un système qui facilitera la mise en œuvre de la RPA. Le manque de clarté sera le plus grand obstacle à l’exécution réussie des bots RPA.

Avant d’entreprendre un exercice de mise en œuvre de la RPA, posez-vous les questions suivantes :

• Quels sont les objectifs de la mise en œuvre de la RPA ?
• Comment mesurer l’impact après la mise en œuvre de la RPA ?
• La RPA est-elle une solution viable ? Faut-il envisager d’autres technologies ?
• La RPA offre-t-elle une solution permanente ou temporaire ?
• Comment adapter la mise en œuvre de la RPA à d’autres domaines de l’entreprise ?
• Comment éduquons-nous les employés sur l’impact de la RPA ?

Solution:

• Une bonne planification garantit le bon déroulement de la mise en œuvre de la RPA.
• Identifiez les processus idéaux pour l’automatisation.
• Définissez clairement vos objectifs et les résultats que vous attendez.
• Évaluez les outils RPA et les fournisseurs qui correspondent le mieux à vos besoins et à votre budget.
• Élaborez une feuille de route sur la manière dont vous souhaitez que l’ensemble du projet se déroule.

Faire tous les pointeurs ci-dessus augmentera les chances de succès de votre projet RPA.

Résistance au changement des employés

Il y a beaucoup de résistance de la part des employés parce qu’ils se sentent exclus du processus décisionnel. Ils ne sont pas suffisamment informés des raisons de la mise en œuvre de la RPA. Pas étonnant que les employés résistent à l’adoption de la RPA.

Les gens sont réticents à utiliser la technologie RPA pour quelques raisons supplémentaires, comme celles ci-dessous :

1. Ils craignent que leurs emplois ne deviennent obsolètes.
2. Ils sont à l’aise dans leur façon de travailler et ne voudront pas désapprendre et recommencer. La perspective de devoir apprendre de nouvelles tâches peut également leur sembler accablante.
3. Un manque de compréhension de la RPA, de son fonctionnement et de ses avantages pour l’organisation peut entraîner une résistance.
4. La culture de l’organisation peut avoir un impact sur la façon dont les nouvelles technologies sont acceptées. Si la culture résiste au changement de quelque nature que ce soit, cela se reflétera également lorsque la RPA sera mise en œuvre.

Solution:

Atténuer les inquiétudes de vos employés quant à la manière dont vous allez mettre en œuvre la RPA va être une tâche majeure, et c’est sur cela que vous devez vous concentrer. Préparez-leur une feuille de route de carrière, y compris des indications sur leurs nouvelles responsabilités. Donnez-leur des détails complets sur chaque processus qui sera automatisé.

Faites-leur savoir comment cela affectera leurs responsabilités actuelles et les plans futurs qui sont en place pour eux. Ils doivent comprendre qu’ils seront chargés de tâches de grande valeur au lieu de se concentrer sur celles qui sont répétitives.

Risques de sécurité

Un ajout technologique de cette envergure est semé d’embûches en matière de sécurité, n’est-ce pas ? Bien sûr. Il est essentiel de s’assurer que votre solution RPA est sécurisée, surtout si elle peut accéder à des données sensibles. Le cryptage des données est un moyen de maintenir la sécurité.

Examinons certains des risques de sécurité associés à la mise en œuvre de la RPA :

• Accès non autorisé : les robots RPA peuvent accéder à des données sensibles, et les données non autorisées entraîneront un vol d’identité, des violations de données et d’autres incidents de sécurité.
• Absence de surveillance : lorsque la surveillance et l’audit réguliers des systèmes RPA ne sont pas effectués, il devient difficile de détecter les incidents de sécurité.
• Vulnérabilités : comme tous les logiciels du marché, même les logiciels RPA peuvent contenir des vulnérabilités qui pourraient être exploitées par des attaquants hautement qualifiés.
• Informations d’identification compromises : les robots RPA ont accès aux informations d’identification de connexion pour accéder aux systèmes. Si les informations d’identification sont compromises, des parties non autorisées y accéderont.

Solution:

Effectuez une évaluation de la sécurité pour identifier la possibilité de risques et d’évaluations potentiels. Mettez en place un contrôle d’accès pour empêcher tout accès non autorisé à vos données. N’oubliez pas de chiffrer les données sensibles. Surveillez et auditez régulièrement vos systèmes. Gardez votre logiciel RPA à jour avec les derniers correctifs et mises à jour de sécurité. Cela réduira le risque de failles de sécurité.

Manque d’infrastructures adéquates

En 2007, lorsque le gouvernement de l’État du Queensland, en Australie, a mis en place un nouveau système de paie pour 80 000 de ses employés de la santé, cela ne s’est pas déroulé comme prévu. Le contrat initial était de 6 millions de dollars et devait être mis en service dans six mois. Mais le projet n’a été achevé qu’à la fin de 2010, et il y avait aussi un coût supplémentaire de près de 25 millions de dollars. Il y avait des défauts majeurs même après sa mise en œuvre. 1 000 employés supplémentaires ont été embauchés pour s’occuper manuellement de la paie, ajoutant 1,5 milliard de dollars supplémentaires sur une période de huit ans. Le projet a été un désastre sur tous les fronts.

Cela s’appelait“le pire échec de l’administration publique dans l’histoire de l’Australie,” et à juste titre.

Une fois le rapport terminé, des échecs ont été constatés à chaque étape du projet, y compris le processus d’approvisionnement et la manière dont le fournisseur a géré le projet. Même s’il s’agissait d’un cas de mise en œuvre de la paie qui a mal tourné, il ne serait pas difficile d’extrapoler le même type d’effet lorsque la RPA est mise en œuvre sans la bonne infrastructure en place.

Lorsque l’infrastructure appropriée n’est pas disponible, il sera impossible de mettre en place des systèmes RPA avec succès. Vous vous retrouverez dans des situations défavorables similaires à celle à laquelle l’administration du Queensland a été confrontée. Cela créera des complications inutiles et ne vous donnera pas le résultat que vous souhaitez. Une infrastructure adéquate et une équipe hautement qualifiée sont nécessaires pour le faire fonctionner.

Solution:

Évaluez si votre infrastructure informatique peut gérer la charge de travail associée à la mise en œuvre de la RPA. Déterminez si vos exigences en matière de stockage, de traitement, de matériel et de logiciels peuvent être satisfaites par votre infrastructure actuelle.

Assurez-vous que votre infrastructure peut être augmentée ou réduite selon les besoins. Élaborez des politiques de gouvernance pour vous assurer que la mise en œuvre de la RPA se déroule de manière contrôlée et systématique.

Intégration avec les systèmes existants

Votre solution RPA doit s’intégrer à un certain nombre de systèmes et d’applications existants. Si vous n’avez pas d’équipe dédiée pour le faire, cela peut devenir assez délicat. Travailler avec un partenaire RPA vous aide à terminer facilement le processus d’intégration.

RPA s’intègre aux systèmes existants en fonction des exigences de l’organisation, en voici quelques-uns :

• API : la plupart des applications fournissent des interfaces de programmation d’application (API) qui permettent aux robots RPA d’interagir avec elles.
• Accès aux bases de données : Ils peuvent accéder directement aux bases de données pour mettre à jour ou récupérer des informations.
• Capture d’écran : les robots RPA interagissent avec les systèmes existants en imitant la façon dont un utilisateur humain agirait.
• Connecteur personnalisé : ils doivent être développés pour que les robots RPA interagissent avec des systèmes spécifiques. Même s’ils sont complexes et chronophages, ils permettent une intégration plus personnalisée.
• Middleware : il existe des plates-formes d’intégration ou middleware qui connectent différents systèmes entre eux.

Solution:

Identifiez les applications et les systèmes avec lesquels votre solution RPA doit s’intégrer. Déterminez les exigences d’intégration qui incluent les formats de données, les protocoles et les interfaces. Créez un plan qui comprend des échéanciers, des jalons et des responsabilités. Évaluez la compatibilité de vos systèmes existants avec la solution RPA et apportez des modifications ou des mises à niveau si nécessaire. Testez le flux de données et vérifiez si les systèmes communiquent correctement entre eux.

Manque de ressources et de budget appropriés

Ne pas tenir compte des ressources nécessaires et du budget entraînera l’échec du projet. Vous ne dépasserez pas le budget à moins que vous n’ayez pris en compte chaque minute de dépense à l’avance. Pour un projet de cette ampleur, la prévoyance et la planification sont essentielles.

Solution:

Lorsque vous êtes chargé de convaincre le directeur financier de mettre en œuvre la RPA, vous pouvez utiliser les conseils suivants :

1. Identifiez les processus actuels de l’organisation qui sont répétitifs, banals, chronophages et sujets aux erreurs. Ce sont ces processus qui bénéficieront de l’automatisation.
2. Estimez les économies de temps et d’argent que vous pouvez réaliser en automatisant les processus ci-dessus.
3. Calculez le retour sur investissement si vous implémentez RPA pour ces processus.
4. Présentez à votre directeur financier un plan d’affaires qui met en évidence les avantages de la mise en œuvre de la RPA. Dans la présentation, concentrez-vous sur le montant des économies de coûts et l’augmentation de l’efficacité et de la précision qui peuvent être réalisées grâce à sa mise en œuvre.
5. Répondez à toutes les préoccupations que le directeur financier peut avoir à ce sujet. Expliquez comment cela réduit les coûts à long terme et comment cela libère les employés pour qu’ils puissent travailler sur des tâches essentielles.
6. Incluez des études de cas ou des exemples d’autres organisations qui ont obtenu un retour sur investissement avec la mise en œuvre de la RPA.
7. Expliquez le type d’avantage concurrentiel que vous pouvez obtenir en mettant en œuvre la RPA.

Si vous présentez à l’équipe de direction un plan solide, il devient facile de la convaincre d’obtenir le feu vert pour la mise en œuvre de la RPA.

Difficulté à trouver la bonne solution RPA

Trouver la bonne solution RPA sera aussi important que choisir le bon processus à automatiser. Assurez-vous que le fournisseur de RPA possède une vaste expérience dans la mise en œuvre de la RPA pour les entreprises de votre créneau. La plus grande erreur que commettent les entreprises est de choisir la solution en fonction du coût.

Examinons les outils RPA populaires et comparons-les.

Le tableau ci-dessus fournit une comparaison de haut niveau de certaines des principales fonctionnalités de RPA. Il existe plusieurs facteurs dont vous avez besoin pour évaluer et évaluer en profondeur les besoins spécifiques de votre entreprise avant de signer sur la ligne pointillée.

Solution:

Assurez-vous que l’outil que vous finalisez est facile à utiliser. Une longue courbe d’apprentissage ne fera que retarder la mise en œuvre de la RPA. Vérifiez s’il s’intègre à vos logiciels et systèmes existants. Découvrez à quel point il est évolutif, en fonction de vos besoins. Un autre aspect de l’outil que vous ne pouvez pas ignorer est les fonctionnalités de sécurité qu’il offre. Le budget est également un facteur. Une fois que vous avez vérifié tout cela, demandez une démonstration de l’outil RPA pour voir s’il fonctionne comme promis.

Choisir le mauvais processus à automatiser

Choisir le mauvais processus à automatiser sera une perte colossale de temps et de ressources. De plus, essayer d’automatiser un processus complexe conduira très probablement à l’inefficacité. Si un bot prend beaucoup de temps pour accomplir les tâches ou entraîne des erreurs par inadvertance, il va à l’encontre du processus d’automatisation. Il est préférable de ne pas toucher à certains processus.

Solution:

Le « pourquoi » derrière l’automatisation doit être fort lorsque vous décidez d’automatiser un processus. Il devrait y avoir une analyse approfondie de chaque processus avant d’aller de l’avant avec la décision. Tenez compte de la complexité du processus, de la fréquence d’utilisation, des défis à automatiser et des avantages potentiels. Obtenez l’adhésion des principales parties prenantes et incluez vos employés qui bénéficieront de l’automatisation des processus respectifs dans le processus de prise de décision.

Moyens de surmonter les défis de mise en œuvre de la RPA

Les avantages de la mise en œuvre de la RPA dans votre organisation sont illimités. Lorsque vous le ferez, vous serez confronté à des défis, et lorsque vous le ferez, une simple lecture des conseils ci-dessous vous aidera à les surmonter.

Construire un business case solide

Pour tous ceux qui connaissent la RPA, les immenses avantages qu’elle apporte à une organisation sont clairs comme un jour. Pour bien conceptualiser et éduquer les parties prenantes sur son importance, vous devez créer une feuille de route solide. Par exemple, la RPA élimine-t-elle le travail de saisie de données banal et répétitif ou rationalise-t-elle votre processus d’intégration ? Il existe de nombreux autres cas d’utilisation. Choisissez ceux qui correspondent le mieux aux besoins de votre entreprise.

Voici comment construire une analyse de rentabilisation RPA solide :

• Soyez clair sur les défis spécifiques auxquels vous souhaitez que la RPA réponde.
• Établir clairement les rôles et les responsabilités des intervenants, ainsi qu’un cadre de responsabilisation.
• Établir le processus d’approbation pour proposer et déployer des bots RPA.
• Les solutions d’intégration et les défis qui se présenteront.
• Démontrer les avantages de la RPA aux parties prenantes. Il peut s’agir d’une efficacité accrue, d’une satisfaction client améliorée, d’économies de coûts, etc.
• Mettez en œuvre la RPA dans un seul service pour présenter ses avantages. Pensez-y comme un pilote.

Élaborer un plan de mise en œuvre détaillé

Pour un projet comme la RPA qui a des implications dans tous les départements, suivre les meilleures pratiques pour sa mise en œuvre est une évidence. Tout, depuis la gestion et la configuration des logiciels et du matériel, doit suivre le bon processus. Choisir les bons outils RPA, les technologies de support et le bon fournisseur contribuera grandement à la réussite du projet.

L’image ci-dessus vous donne une idée claire de la façon de mettre en œuvre un exercice RPA. Les activités et les résultats obtenus pour chaque étape sont présentés ici. Ayez une image claire de la chronologie impliquée, des ressources nécessaires et des changements que vous avez l’intention de voir après la mise en œuvre de chaque bot.

Une étude de Deloitte en 2020 a révélé que 73 % des organisations qui ont mis en œuvre la RPA ont déjà constaté un retour sur investissement (ROI) positif.

S’engager avec les parties prenantes

La gestion du changement est un aspect du changement technologique qu’aucune entreprise ne peut se permettre de négliger. Sans l’adhésion des employés, votre plan de mise en œuvre de la RPA échouera. La communication ouverte et la transparence sont le seul moyen de gagner la confiance et l’approbation des employés.

Voici comment présenter la RPA aux employés :

• Sans les ennuyer avec des détails techniques, dites-leur comment les bots RPA vont faciliter leur travail.
• Faites rebondir leurs idées pour les impliquer.
• Faites savoir aux employés que même si certaines tâches seront redondantes, ils assumeront la responsabilité d’autres tâches de plus grande valeur.
• Formez vos travailleurs à leurs nouvelles tâches.

Répondez à chacune de leurs préoccupations concernant la mise en œuvre de la RPA.

Formez vos employés

Il est important que vous impliquiez votre personnel lorsque la RPA est en place. La meilleure stratégie pour les enthousiasmer pour la RPA est d’identifier un problème qui cause des problèmes ou qui peut être amélioré et de créer un bot pour cela. Désormais, les employés ont la preuve de la transformation de la RPA et de la façon dont elle facilite leur travail.

Une bonne gestion des données

Les entreprises ont une quantité insensée de données stockées dans différents formats. Pour que les applications RPA effectuent correctement l’automatisation des processus, il est impératif que les données soient efficacement collectées, classées et interprétées. Sans une bonne gestion des données pour alimenter l’automatisation, toute la mise en œuvre tombera à plat.

Surveiller et évaluer en permanence

Même une modification mineure du processus peut entraîner un dysfonctionnement du bot. Continuez à examiner les décisions prises par le bot. Apportez des corrections aux règles et à la logique si nécessaire. Évaluez les avantages que vous obtenez et s’il y a des choses que vous manquez en n’ayant pas de bots RPA.

Vérifiez comment les bots affectent les performances des applications dans le système et sur les employés. Assurez-vous de garder une trace des bots qui ont déjà été déployés. Surveillez vos KPI et agissez immédiatement si vos objectifs ne sont pas atteints.

Associez-vous à des partenaires de mise en œuvre RPA expérimentés

Vous vouleztravailler avec des fournisseurs de RPA qui ont réussi à implémenter plusieurs bots pour un créneau similaire. Ils peuvent vous aider à relever les défis de la mise en œuvre et vous fournir des conseils et un soutien d’experts.

50% des projets RPA échouenten raison de leur complexité et du manque d’aide d’experts à leur disposition. Ne faites pas partie de cette statistique alors que vous pouvez facilement l’éviter en trouvant le bon partenaire.

Vous trouverez ci-dessous les éléments que vous devez prendre en compte :

• Ils devraient être en mesure de vous dire quels processus de votre entreprise se prêtent à l’automatisation.
• Assurez-vous que votre budget correspond à leur prix.
• Ils doivent avoir un programme de maintenance efficace après la mise en œuvre.
• Vérifiez si les deux organisations ont des valeurs similaires. Pour une entreprise de cette envergure, les valeurs comptent.
• Demandez des références clients.

Maintenance post-déploiement

Les entreprises prennent souvent les bonnes mesures nécessaires avant d’adopter la RPA. Mais ils négligent complètement les refoulements qui surviennent après le déploiement des robots d’automatisation dans les systèmes. La maintenance de la RPA est importante et doit faire partie de votre mise en œuvre de la RPA. Vous devez également vous rappeler que vos besoins changent constamment et que vous devez les augmenter ou les réduire en conséquence.

Les solutions basées sur le cloud comme UiPath, le cloud Blue Prism et Automation Anywhere sont relativement faciles à utiliser. Ces solutions basées sur le cloud permettent de simplifier et de rationaliser la maintenance post-déploiement. Comment? Puisqu’il est accessible et surveillé à distance, il en résulte un dépannage et une maintenance efficaces. Ils incluent également des mises à jour et des correctifs automatisés, qui maintiennent le système toujours à jour. Il offre également une gestion centralisée et une gestion des fournisseurs et est hautement évolutif.

Requalification de la main-d’œuvre

La RPA aide vos employés en minimisant les erreurs, en automatisant les tâches répétitives, en garantissant la conformité, etc. Les entreprises du monde entier comprenant l’impact de la RPA, elles doivent s’adapter rapidement aux transitions de la main-d’œuvre. Offrez à vos employés de nouvelles compétences et exposez-les aux technologies qui leur seront utiles dans leur carrière. Les gens ne perdront pas leur emploi à cause de l’automatisation, mais à cause du manque d’enthousiasme pour former et perfectionner la main-d’œuvre

Emballer:

Tout au long de l’article, si vous l’aviez bien remarqué, partout où nous décrivons les avantages de la RPA, nous le terminons par “etc”. ou “et ainsi de suite”. En effet, les applications pratiques des bots RPA dans un secteur donné sont illimitées. Les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, seraient extrêmement myopes pour ne pas tirer parti des bots RPA. Lorsqu’il est correctement programmé, il fonctionne avec précision et sans aucune interruption.

Si vous cherchez à intégrer la RPA dans vos effectifs, vous êtes au bon endroit. Zuci Systems sera ravi de vous aider Partenaire de mise en œuvre RPA. Faisons tourner rapidement votre moteur de productivité !

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