6 étapes pour présenter la RPA à vos employés
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Cet article explique comment présenter la RPA à vos employés et les y habituer sans douleur. Les 6 étapes suivantes faciliteront la transition pour toutes les personnes impliquées.
Les organisations du monde entier ont commencé à déployer des processus d’automatisation dans leur structure administrative et de gestion. Cette approche axée sur la technologie utilisée pour évaluer efficacement les solutions et effectuer des tâches banales et répétitives est connue sous le nom de Automatisation des processus robotiques (RPA).
Les entreprises, grandes ou petites, ont commencé par la recherche de cas d’utilisation et l’exécution des pilotes de preuve de concept (POC) avant leur premier projet RPA. Cependant, l’étape la plus cruciale que la plupart des entreprises manquent est l’utilisation de pratiques qui rendent les employés réceptifs à ce changement radical.
Dans la plupart des organisations, le comité exécutif au plus haut niveau de l’entreprise pilote les initiatives RPA. Bien qu’ils aient l’intention de rendre les opérations commerciales efficaces et de soulager les employés des tâches répétitives, cette intention n’est souvent pas partagée avec les employés.
Le résultat est, malheureusement, le sentiment d’insécurité de l’emploi parmi les employés résistants au changement. Par conséquent, les dirigeants de l’organisation doivent faire un effort supplémentaire pour s’assurer que la RPA est un succès dans le programme commercial de l’entreprise et que la main-d’œuvre se sent responsabilisée plutôt que précaire lorsqu’elle s’adapte à cette nouvelle boîte à outils.
Meilleures pratiques de gestion du changement RPA : 6 étapes pour présenter la RPA à vos employés
Voici quelques bonnes pratiques que les entreprises devraient suivre pour que les employés envisagent la RPA avec une perspective positive et identifient les opportunités qui s’offrent à eux grâce à l’automatisation avancée.
1. Présenter les avantages de la RPA aux employés
L’entreprise peut commencer à gagner la confiance des employés en partageant une présentation détaillée mettant en évidence les avantages de la RPA. Plutôt qu’une présentation technique chargée de jargon et d’explications discrètes, l’accent de cette présentation devrait être mis sur une session de démonstration interactive et pratique qui permet aux employés de faire l’expérience de la différence dans leurs scénarios de travail quotidiens.
Les employés commenceront bientôt à se rendre compte que la RPA aide à supprimer le travail pénible et répétitif, et cela en vaut vraiment la peine. Lorsque les employés commenceront à croire que cet outil les aiderait personnellement et ne constituerait pas une menace pour leur emploi actuel, ils commenceront à l’adopter de manière remarquable.
2. Rendre les collaborateurs acteurs du processus de mise en œuvre de la RPA
Les meilleures idées d’automatisation viendraient des personnes qui utilisent cette technologie pour résoudre leurs problèmes. Par conséquent, l’une des meilleures pratiques lors de la mise en œuvre de la RPA consiste à faire réfléchir les employés sur diverses idées d’automatisation qui résoudraient leurs problèmes et problèmes actuels. Les entreprises peuvent organiser des événements où les employés auraient toute liberté de développer des idées où RPA identifie des solutions à leurs problèmes.
Cela rendrait progressivement les employés moins réfractaires à cette nouvelle technologie et se sentiraient partie prenante de sa mise en œuvre et de son application. Lorsque les organisations auraient confiance que leurs employés proposent des goulots d’étranglement et des solutions que la RPA peut résoudre, il serait utile de réorganiser les systèmes en fonction de la boîte à outils RPA et de la création ultérieure de bots.
3. Redéfinir les tâches de la main-d’œuvre conformément à la RPA
Lorsque les employés comprendraient la quantité de travail que la RPA ferait, comme la recherche d’enregistrements pour plusieurs systèmes clients et la réponse par cœur aux appels téléphoniques, ils seraient libérés pour effectuer d’autres tâches de grande valeur où les compétences non techniques et le comportement stratégique sont nécessaires.
Ainsi, les employés n’ont plus besoin d’effectuer un travail de saisie manuelle des données ; ils peuvent s’acquitter de tâches telles que traiter avec les clients et résoudre les problèmes et les divergences, qui doivent être redéfinis dans leurs domaines de responsabilité vitaux modifiés. Il est nécessaire de faire comprendre aux employés que les bots ne s’autogèrent pas et que toutes les tâches de l’organisation ne peuvent pas être automatisées. Par conséquent, des actifs logiciels seraient nécessaires pour gérer des tâches telles que la surveillance, la mise à jour et la maintenance des bots afin d’exécuter efficacement la RPA.
4. Former et améliorer les compétences de la main-d’œuvre pour les responsabiliser
Avant de déployer la RPA dans la structure organisationnelle, les entreprises doivent investir dans l’amélioration continue de leurs employés. Dans le système d’entreprise post-RPA, les employés ne seraient plus tenus d’effectuer des tâches banales ; au lieu de cela, ils effectueraient des tâches plus utiles impliquant des compétences en résolution de problèmes, en pensée critique et en communication.
Lorsque les entreprises formeraient la main-d’œuvre avec des compétences techniques et de leadership, les faisant ainsi se sentir valorisées et que l’organisation croit en la puissance de leur savoir-faire technique et d’autres compétences centrées sur l’humain, et que les bots sont simplement destinés à aider les employés, alors il en résulterait une situation gagnante pour toutes les parties prenantes de l’entreprise.
5. Aidez les employés à sélectionner de petits projets pour l’application RPA
La façon dont une organisation procède à l’engagement des employés après la mise en œuvre de la RPA peut faire ou défaire la confiance des employés dans les initiatives de l’organisation. Ainsi, il est nécessaire que les employés aient la liberté de démarrer avec l’application de la RPA dans de petits projets, puis de fournir leurs commentaires aux managers. Cela aiderait non seulement les employés à croire avec diligence dans le système, mais cela les aiderait également à analyser les merveilles de la RPA pour identifier les points faibles et résoudre les problèmes efficacement.
6. Reconnaître les succès et les revers dus à la mise en œuvre de la RPA
Après la mise en œuvre de la RPA, l’organisation doit reconnaître et traiter ses commentaires en toute honnêteté. Pour encourager davantage les employés, les entreprises peuvent faire connaître le succès de la RPA par le biais de divers supports tels que des webinaires, des newsletters, des e-mails de félicitations et même des communiqués de presse internes. Cela renforcerait la confiance des employés dans la RPA et les rendrait plus confiants dans leur utilisation pour d’autres tâches.
Conclusion
Dans le monde en constante évolution de la technologie, un dicton bien connu dit : « Le changement est la seule constante ». Il est facile pour les organisations de ne pas faire un effort supplémentaire pour gagner la confiance de leurs employés dans la RPA. Mais cette action serait préjudiciable à la croissance de l’organisation à long terme, entraînant la perte de RPA et le taux de rotation des employés.
Par conséquent, les entreprises devraient adhérer à ces six principales pratiques qui garantiraient qu’elles projettent l’attribut de respect envers leurs employés et les aideraient à voir la RPA comme un outil pour leur aide.
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