Cas d’utilisation de l’automatisation robotique des processus (RPA) dans le secteur de la santé

Êtes-vous d’accord avec le fait que les clients d’aujourd’hui sont à l’affût des nouvelles technologies et qu’ils sont guidés par le numérique ? Il n’en va pas différemment pour les patients des services de santé. Vous avez peut-être au moins une application liée à la santé dans votre téléphone, n’est-ce pas ? C’est le monde dans lequel nous vivons aujourd’hui.

Si la partie frontale est en train de changer, il est évident que les éléments en coulisses doivent également changer pour que ce passage au numérique se fasse en douceur. Ne tournons pas autour du pot ; la RPA – Robotic Process Automation – est l’une des principales technologies d’automatisation qui joue un rôle essentiel dans la transformation numérique des soins de santé.

Quel est le rôle de la RPA dans les soins de santé ?

Voyons d’abord ce qui a fait de la RPA un candidat éligible pour la transformation numérique du secteur de la santé.

Le personnel de santé est à bout de souffle, confronté à une pression intense liée aux exigences de conformité et aux contraintes de coûts dans un contexte d’incertitude. C’est à ce moment-là que les acteurs du secteur de la santé ont compris que l’automatisation robotique des processus (RPA) pouvait apporter un changement significatif dans le secteur de la santé. Et ils n’avaient pas tort.

33 % du travail effectué par les prestataires de soins de santé pourrait être automatisé.

L’intégration de la RPA dans les soins de santé permet aux organisations d’atteindre une plus grande efficacité en automatisant les tâches à l’aide de règles prédéfinies, de données structurées et de logique. Qu’il s’agisse de la gestion des données, des soins aux patients, de la programmation ou des services d’assistance informatique, les outils de RPA améliorent la productivité, les résultats pour les patients et la satisfaction des employés.

Avantages de la RPA dans le secteur de la santé

• Réduire les coûts administratifs des soins de santé, car les robots RPA prennent en charge les tâches administratives banales et répétitives, réduisant potentiellement le besoin de personnel administratif dans une certaine mesure.

• L’exactitude des données est obtenue en remplaçant les mains erronées des humains par des robots d’automatisation des processus, qui garantissent la cohérence des données dans tous les systèmes de l’organisation.

• Augmente la productivité du personnel, car le personnel de santé n’est plus accaparé par des tâches banales, ce qui lui permet de se concentrer sur la résolution de problèmes complexes nécessitant un jugement humain. Cela permet de maximiser la capacité du personnel et d’améliorer l’efficacité globale de la prestation des soins de santé.

• Amélioration de l’expérience des patients , car le personnel soignant peut consacrer son temps précieux aux patients, en leur offrant une attention plus personnalisée et en répondant plus efficacement à leurs besoins.

Cas d’utilisation efficaces de la RPA dans le secteur de la santé

1. Gestion du cycle des recettes

La gestion du cycle des recettes est une tâche fastidieuse tant pour les payeurs que pour les prestataires, les processus lents et inefficaces ayant un impact sur la productivité, le flux de trésorerie et, surtout, l’expérience des patients. L’ICR englobe l’ensemble du processus de paiement et de traitement des demandes de remboursement pour la génération de revenus, sur la base de la facturation à l’acte. Voyons comment la RPA s’en occupe.

• Traitement des demandes

Pendant combien de temps une réceptionniste peut-elle passer en revue des piles de documents pour vérifier les coordonnées des patients, les antécédents médicaux, convertir les codes de diagnostic médical et, parfois, appeler les compagnies d’assurance respectives pour vérifier l’éligibilité des patients.

“72% Les demandes d’indemnisation refusées en 2020 seront probablement dues à des erreurs administratives ou de paperasserie.” – Fondation de la famille Kaiser

Cependant, la RPA simplifie ce long processus en chaîne. Il remplit de manière autonome les champs relatifs à l’assurance à l’aide d’outils permettant d’extraire des données des dossiers médicaux électroniques (DME), des systèmes de gestion des patients ou des portails d’assurance. Les outils RPA utilisent des techniques d’extraction de données pour identifier et capturer avec précision les éléments de données requis, réduisant ainsi les erreurs de saisie manuelle et accélérant le processus de création de la demande.

• Facturation

Le même principe s’applique au traitement des demandes d’indemnisation. Vous n’avez pas à vous préoccuper des activités de facturation. Croyez-moi, personne ne souhaite se trouver à proximité de cette zone. Les robots RPA valident les paiements reçus des compagnies d’assurance, des patients ou des tiers payeurs. Ils peuvent faire correspondre les paiements entrants avec les demandes de remboursement correspondantes, mettre à jour les comptes des patients avec les détails des paiements et rapprocher les paiements des soldes impayés.

2. Opérations de front office

• Prise de rendez-vous :

La réceptionniste s’occupe seule de la prise de rendez-vous, que ce soit par téléphone ou manuellement, ce qui consomme beaucoup de temps et d’énergie de la part du patient et de la réceptionniste. En outre, la réceptionniste doit parfois envoyer des rappels, reporter ou même annuler des rendez-vous.

Au lieu de cette méthode fastidieuse, les prestataires de soins de santé peuvent créer des options d’auto-planification pour les patients à l’aide de bots. Un patient peut ainsi prendre son rendez-vous de manière autonome grâce à des bots et entrer en contact avec des professionnels de la santé pour un diagnostic et un traitement précoces. Pour plus d’efficacité, les prestataires de soins de santé peuvent utiliser ces bots pour partager les dossiers médicaux et les données directement avec les identifiants des patients afin de faciliter le partage des connaissances.

“Plus de 60 % des consommateurs s’attendent à pouvoir modifier ou prendre un rendez-vous en ligne pour des soins de santé. – MacKinsey

• Admissibilité et inscription des patients :

L’éligibilité des patients est un facteur clé dans la gestion du cycle des recettes. Il ne s’agit pas seulement d’une activité de pré-enregistrement, mais la vérification de l’éligibilité tout au long du processus permet de réduire le nombre de demandes refusées, de paiements manqués et de longs délais d’attente pour le paiement. En effet, les séjours à l’hôpital ne sont pas moins chers de nos jours, c’est pourquoi le fait de ne pas vérifier l’éligibilité peut rapidement faire grimper les coûts à des niveaux inacceptables.

L’utilisation de bots RPA pour l’enregistrement des patients permet d’accélérer l’ensemble du processus, en automatisant des tâches telles que le pré-enregistrement et les vérifications d’assurance en un rien de temps et sans erreur. Les équipes peuvent désormais se concentrer sur un travail plus productif et plus satisfaisant.

3. Gestion des données cliniques

• Saisie et validation des données :

Il ne s’agit pas seulement de la RPA, mais aussi d’autres acteurs tels que l’IA, l’apprentissage automatique et l’OCR. La RPA, ajoutée à ces technologies, peut créer un écosystème de traitement intelligent des documents qui peut facilement collecter des informations à partir de n’importe quel système, dans n’importe quel format, et faciliter l’accès aux données.

• Saisie et validation des données :

Disposer de données précises est une grande responsabilité, en particulier dans le secteur des soins de santé. Imaginez que vous saisissiez manuellement des données dans un grand nombre de colonnes pour un nouveau patient. Cette tâche prend beaucoup de temps et est fastidieuse pour le personnel qui l’exécute seul de manière répétitive.

C’est exactement ce que la RPA est impatiente d’entreprendre : les tâches banales, répétitives et basées sur des règles. Les robots RPA peuvent accomplir la tâche rapidement et avec précision, sans avoir besoin de féroces mains dactylographiques.

• Codage médical :

Dans le domaine du codage médical, les codeurs manuels examinent méticuleusement les dossiers des patients afin de déterminer les exigences en matière de codage, puis attribuent manuellement les codes à l’aide de manuels ou de logiciels de codage, un processus qui prend du temps et qui est source d’erreurs.

Tous ces processus étape par étape peuvent être réalisés par des robots RPA. Voyons comment ?

À l’aide de règles et d’algorithmes prédéfinis, les robots RPA analysent la documentation médicale pour identifier les diagnostics, les procédures et les traitements, et attribuent automatiquement les codes appropriés à partir d’ensembles de codes standardisés. Ce n’est pas tout…

Les robots RPA peuvent effectuer des contrôles automatisés pour valider les informations codées par rapport aux directives de codage, signaler les erreurs potentielles ou les divergences pour examen par les codeurs humains et garantir l’exactitude et la conformité.

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4. Opérations en pharmacie

• Distribution de médicaments :

La dispensation médicale peut impliquer de nombreuses tâches telles que la prise en charge des commandes de médicaments par les prescripteurs et les prestataires de soins de santé, et le conditionnement des médicaments selon les spécifications de l’ordonnance.

La RPA rationalise ces processus de manière efficace. Les robots d’automatisation des processus vérifient les détails de l’ordonnance et génèrent des commandes. En outre, la RPA automatise le processus de distribution, garantissant un étiquetage précis et le respect des réglementations.

• Bilan comparatif des médicaments :

Les robots RPA collectent automatiquement les données relatives aux médicaments à partir de diverses sources telles que les DSE, les dossiers pharmaceutiques et les listes de patients. Ils comparent ensuite ces données avec les antécédents du patient afin de déceler d’éventuelles différences de noms, de dosages ou d’administration. Des alertes sont générées à l’intention des prestataires de soins de santé afin de remédier à toute anomalie et d’éviter les erreurs.

5. Chaîne d’approvisionnement et gestion

• Suivi des stocks :

La gestion traditionnelle des stocks implique une saisie manuelle des données, de la paperasserie et des feuilles de calcul. En outre, les établissements de soins de santé utilisent des fournitures médicales, des médicaments et des équipements, et chacun d’entre eux nécessite un stockage spécifique, des dates de péremption et une fréquence d’utilisation particulière. Essayer de suivre tout cela à la main est un véritable casse-tête et multiplie les risques d’erreur.

La RPA garantit que les mises à jour de données sont exactes et se font en temps réel en éliminant les erreurs de saisie manuelle. En outre, il peut s’intégrer aux systèmes existants, tels que les dossiers médicaux électroniques (DME) et les logiciels de gestion de la chaîne d’approvisionnement, afin de garantir un flux de données transparent et de maintenir l’intégrité des données.

La liste des avantages ne s’arrête pas là puisqu’il permet de prévoir la demande, d’optimiser les points de réapprovisionnement, de contrôler et de suivre les dates de péremption des fournitures médicales et des produits pharmaceutiques, d’envoyer des notifications en temps utile pour empêcher l’utilisation de produits périmés et de générer des alertes automatiques en cas de bas niveau de stock.

• Gestion des commandes :

Il est similaire en termes de traitement des médicaments, mais il implique ici beaucoup d’interactions entre les fournisseurs, les vendeurs et les services internes. Le repos suit un schéma similaire à celui du traitement des médicaments : placement des commandes, vérification, acheminement, suivi et exécution.

Les robots RPA peuvent donc récupérer les informations relatives aux commandes à partir de systèmes électroniques ou d’e-mails, valider les commandes en fonction de critères prédéfinis et les acheminer vers les services ou les fournisseurs appropriés pour qu’elles soient exécutées. Ils peuvent également générer des confirmations de commande automatisées, des mises à jour d’état et des notifications de livraison afin de tenir les parties prenantes informées tout au long du cycle de vie de la commande.

6. Ressources humaines

• Embarquement et débarquement des employés :

Pour l’intégration des employés, les robots RPA peuvent automatiser des tâches telles que la génération et la distribution d’e-mails de bienvenue aux nouveaux membres du personnel de santé, la collecte et l’organisation des documents administratifs des nouveaux employés, la création de comptes, l’octroi d’autorisations d’accès à divers systèmes et l’approvisionnement en nouveaux équipements.

De même, pour l’intégration des employés, la RPA peut automatiser des tâches telles que la révocation de l’accès au système, la collecte des biens de l’entreprise, l’organisation d’entretiens de départ et la mise à jour des dossiers de ressources humaines.

7. Finances et comptabilité

• Gestion des dépenses :

Dans le secteur des soins de santé, les employés sont confrontés à d’énormes piles de factures couvrant divers frais tels que les frais de consultation, les factures médicales, les frais de prescription, etc. Comme vous le savez, la finance est un domaine risqué où une simple erreur peut entraîner d’énormes dégâts. Malgré le caractère inévitable des erreurs humaines, nous ne pouvons tout simplement pas nous permettre de les négliger ou de les tolérer.

La RPA rationalise les tâches telles que la saisie de données, le traitement des factures et le suivi des dépenses pour une précision et une efficacité accrues. Les robots automatisent la saisie des dépenses, la catégorisation et la vérification des reçus, réduisant ainsi les erreurs et garantissant la conformité financière. La RPA facilite également le suivi et l’analyse proactifs des dépenses, ce qui aide les organismes de santé à trouver des possibilités de réduction des coûts et à améliorer leur performance financière.

8. Conformité et rapports

• Conformité réglementaire :

Nous avons rencontré la conformité dans bien d’autres domaines également, mais ces mises en évidence intentionnelles visent à souligner l’importance de la conformité dans le domaine des soins de santé. Pour les organismes de soins de santé, le respect des règles de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) est un enjeu important.

Voyons comment la RPA joue un rôle crucial dans le maintien de notre conformité. La RPA automatise les tâches répétitives liées à la conformité et garantit le respect constant des exigences réglementaires. Il améliore l’efficacité des processus liés à la conformité, tels que la validation des données, l’évaluation des risques et la préparation des audits.

• Rapports sur la qualité :

Vous devez savoir maintenant que les robots RPA peuvent extraire des données de différentes sources, ce qui sera très utile pour fournir des rapports de qualité. Il garantit la précision, l’efficacité et la conformité aux normes réglementaires, en facilitant le contrôle en temps réel et l’identification en temps utile des domaines d’amélioration. Les professionnels de la santé peuvent ainsi se concentrer sur l’analyse des données et la mise en œuvre d’interventions visant à améliorer les résultats des soins aux patients.

Conclusion :

Il est désormais clair que la RPA est un partenaire technologique faisable pour votre organisation de soins de santé, car elle ne perturbera pas l’ensemble de votre écosystème et produira des résultats quantifiables entre vos mains. Le monde entre dans l’ère de l'”intelligence”, et la RPA peut être votre premier pas vers le niveau suivant. Nous pouvons vous aider à planifier votre parcours d’automatisation sans problème.

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