5 vragen die je jezelf moet stellen bij het kiezen van een leverancier van datamanagementdiensten voor bedrijven

Terwijl organisaties zich een weg banen door een steeds groter wordende hoeveelheid gegevens, zijn ze op zoek naar oplossingen die processen stroomlijnen, besluitvorming verbeteren en groei stimuleren. Dit is waar EDM-serviceproviders (Enterprise Data Management) om de hoek komen kijken met geavanceerde SaaS-oplossingen die zijn afgestemd op de unieke gegevensbehoeften van bedrijven.

Het kiezen van de juiste EDM-serviceprovider is een cruciale beslissing die een aanzienlijke invloed kan hebben op de activiteiten, inzichten en het algehele concurrentievoordeel van uw bedrijf. Met een overvloed aan opties op de markt is het essentieel om dit besluitvormingsproces doordacht en strategisch aan te pakken. In deze blogpost gaan we dieper in op de belangrijkste vragen die u zichzelf moet stellen bij het kiezen van een EDM-serviceprovider die aansluit bij uw bedrijfsdoelen en -doelstellingen.

Als betrouwbare technologiepartner op het gebied van Enterprise Data Management begrijpen we de uitdagingen en overwegingen van organisaties bij het beginnen aan een reis naar datamanagement. Of u nu op zoek bent naar data-integratie, datawarehousing, kwaliteitsborging van data of geavanceerde analysemogelijkheden, het kiezen van de juiste EDM-oplossing kan het verschil maken. Laten we eens kijken naar de vragen die je zullen helpen om een weloverwogen en impactvolle keuze te maken.

Vraag 1 – Wat zijn onze datamanagementbehoeften?

Voordat u de juiste leverancier van datamanagementdiensten kiest, is het essentieel om de behoeften van uw organisatie op het gebied van datamanagement duidelijk te definiëren. Identificeer om te beginnen de specifieke soorten gegevens waar uw organisatie mee werkt: gestructureerde, ongestructureerde, transactionele of analytische gegevens.

Denk na over de beoogde resultaten van je inspanningen op het gebied van gegevensbeheer, of het nu gaat om verbeterde analyses, naleving of operationele efficiëntie. Als u uw gegevenslandschap volledig begrijpt, bent u beter in staat om te beoordelen of een potentiële serviceprovider voldoet aan uw vereisten.

Realtime scenario

Neem een prominente bank in een land dat een grote verscheidenheid aan klanten bedient, van individuele klanten tot bedrijven. In zo’n geval heeft de bank te maken met een enorme hoeveelheid financiële gegevens, waaronder rekeninginformatie van klanten, transactiegegevens, details van leningen, risicobeoordelingen en marktgegevens. Hier is het primaire doel om de klantervaring te verbeteren, de operationele efficiëntie te optimaliseren en naleving van de regelgeving te garanderen.

Soorten gegevens waarmee rekening moet worden gehouden voordat de EDM-aanbieder wordt gekozen:

1. Klantgegevens: De bank bewaart de persoonlijke en financiële gegevens van duizenden klanten. Dit omvat rekeningsaldi, transactiegeschiedenissen, contactgegevens en kredietscores.

2. Transactiegegevens: De bank verwerkt dagelijks miljoenen transacties, waaronder stortingen, opnames, overboekingen en terugbetalingen van leningen.

3. Risico- en nalevingsgegevens: Om risico’s nauwkeurig in te schatten en naleving van de financiële regelgeving te garanderen, verzamelt en analyseert de bank gegevens met betrekking tot markttrends, kredietscores, antiwitwascontroles en KYC-informatie (know-your-customer).

4. Operationele gegevens: Informatie over filiaalactiviteiten, prestaties van medewerkers en systeemlogs is cruciaal voor het verbeteren van de operationele efficiëntie en het aanpakken van mogelijke knelpunten.

5. Analyticsgegevens: De bank probeert inzicht te krijgen in het gedrag van klanten, potentiële mogelijkheden voor cross-selling te identificeren en beleggingsportefeuilles te optimaliseren.

Daarom benaderen banken een leverancier van beheerservices voor bedrijfsgegevens met specifieke eisen met betrekking tot de bovengenoemde behoeften op het gebied van gegevensbeheer.

Luister naar onze expert: Het opzetten van een data-analyseproces voor bedrijfsgegevens

Vraag 2 – Hoe worden privacy en gegevensbeveiliging gegarandeerd door de verkoper?

Ongeacht de branche moet er rekening worden gehouden met gegevensprivacy en -beveiliging bij het kiezen van een leverancier van beheerservices voor bedrijfsgegevens. De volgende punten kunnen helpen om de gegevensbeveiligingsmogelijkheden van een EDM-serviceprovider te begrijpen:

• Krijg diepgaand inzicht in de gegevensbeveiligingsmaatregelen van de provider.
• Informeer naar versleutelingsstandaarden die worden gebruikt tijdens het verzenden en opslaan van gegevens, toegangscontroles die de toegang tot gegevens beperken tot bevoegd personeel en methoden voor het maskeren of anonimiseren van gevoelige informatie.
• Bespreek hun naleving van regelgeving zoals GDPR of HIPAA en informeer naar hun incident response plan in het geval van een datalek. Een sterke beveiliging zorgt ervoor dat uw gegevens vertrouwelijk, integraal en beschikbaar blijven.

Realtime scenario

Denk aan een regionale bank die zich richt op een breed scala aan klanten. Aangezien de bank enorme hoeveelheden klantgegevens bijhoudt, van persoonlijke identificatiegegevens tot transactiegeschiedenissen en rekeningsaldi, moeten er aangepaste maatregelen worden genomen om de privacy van klanten te waarborgen.

Wat zijn die maatregelen?

1. Encryptieprotocollen: Alle klantgegevens in rust en in transit moeten worden versleuteld met robuuste versleutelingsalgoritmen. Hieronder vallen gegevens die zijn opgeslagen in databases, gegevens die worden verzonden tussen de systemen van de bank en klanten en gegevens die worden gedeeld met externe partners.

2. Toegangscontrole: Rolgebaseerde toegang zorgt ervoor dat werknemers alleen toegang hebben tot de gegevens die nodig zijn voor hun specifieke taken.

3. Multi-Factor Authenticatie (MFA): Werknemers die toegang hebben tot gevoelige gegevens hebben multifactorauthenticatie nodig, wat een extra beveiligingslaag toevoegt naast de traditionele gebruikersnamen en wachtwoorden.

4. Maskeren van gegevens: Persoonlijk identificeerbare informatie (PII) moet waar mogelijk worden afgeschermd, zodat de blootstelling van gevoelige gegevens zelfs binnen de organisatie wordt geminimaliseerd.

5. Regelmatige audits en controle: Voortdurende monitoring en periodieke beveiligingsaudits moeten worden uitgevoerd om mogelijke kwetsbaarheden of verdachte activiteiten te identificeren en aan te pakken.

6. Incidentbestrijdingsplan: Er moet een goed gedefinieerd incident responsplan zijn om snel te kunnen reageren op datalekken of beveiligingsincidenten. Dit plan omvat communicatieprotocollen, stappen voor inperking en herstel, en indien nodig het inschakelen van regelgevende instanties.

Banken bouwen een overtuigende reputatie op voor de bescherming van klantgegevens door de nadruk te leggen op gegevensbeveiliging en privacy. Als je een leverancier van datamanagementdiensten overweegt, is het cruciaal om je ervan te vergewissen dat de leverancier is toegerust met het veiligheidsstreven van de bank. De aanbieder moet ook aantonen dat hij een grondige kennis heeft van de beveiligingsstandaarden van de financiële sector, het gebruik van robuuste encryptieprotocollen, technieken voor gegevensanonimisering en de paraatheid bij incidenten.

Luister naar onze expert: Een raamwerk voor gegevensbeheer opzetten

Vraag 3 – Hoe zorgt de leverancier voor datakwaliteit? (Welke praktijken volgen ze?)

Gegevens van hoge kwaliteit vormen de basis voor geïnformeerde besluitvorming. Informeer daarom naar de datakwaliteitsprocessen van de leverancier, waaronder dataprofilering (om inzicht te krijgen in de kenmerken van gegevens), opschonen van gegevens (om inconsistenties te verwijderen), deduplicatie (om overbodige records te verwijderen) en validatie (om de nauwkeurigheid van gegevens te garanderen).

Realtime scenario

Denk aan organisaties in de gezondheidszorg, waar ze te maken hebben met een breed scala aan gegevens, waaronder demografische gegevens van patiënten, medische diagnoses, recepten, labresultaten en behandelingsgeschiedenis. Het handhaven van de gegevenskwaliteit is cruciaal om medische fouten en verkeerde diagnoses te voorkomen en een nauwkeurige rapportage aan regelgevende instanties te garanderen.

Dit is hoe organisaties in de gezondheidszorg de kwaliteit van gegevens kunnen waarborgen:

• Gegevensvalidatie: Geautomatiseerde gegevensvalidatiecontroles worden geïmplementeerd op het punt van gegevensinvoer. Dit zorgt ervoor dat alleen geldige en correct geformatteerde gegevens in het systeem worden ingevoerd.

• Gegevens opschonen: Er moeten regelmatig gegevens opgeschoond worden om inconsistenties, onnauwkeurigheden of duplicaten te identificeren en te corrigeren.

• Standaardisatie van gegevens: Medische terminologie en coderingsstandaarden moeten worden nageleefd om consistentie en nauwkeurigheid te garanderen.

• Gegevensverrijking: Externe gegevensbronnen moeten worden gebruikt om patiëntendossiers te verrijken met aanvullende informatie, zoals allergieën, medicatie-interacties en demografische gegevens.

Bij het evalueren van een leverancier van gegevensbeheerservices voor organisaties in de gezondheidszorg is het beoordelen van de bovengenoemde praktijken voor gegevenskwaliteit van cruciaal belang.

In het ideale geval heeft een leverancier van beheerservices voor bedrijfsgegevens die gespecialiseerd is in de gezondheidszorg ervaring met het werken met complexe gegevens uit de gezondheidszorg, waarbij de nauwkeurigheid, integriteit en naleving van industrienormen wordt gewaarborgd. Hun expertise in het omgaan met de kwaliteit van medische gegevens moet aansluiten bij de toewijding van het gezondheidszorgbedrijf om veilige en effectieve patiëntenzorg te bieden.

Vraag 4: Wat is het noodherstelplan van de serviceprovider?

Onvoorziene rampen kunnen bedrijfsactiviteiten verstoren en de integriteit van gegevens in gevaar brengen. Bespreek daarom het rampherstelplan van de provider, inclusief de frequentie van gegevensback-ups, opslaglocaties voor back-ups en herstelprocedures. Informeer naar hun Recovery Point Objectives (RPO’s) en Recovery Time Objectives (RTO’s), die bepalen wat acceptabel gegevensverlies en downtime is in het geval van een ramp. Een goed ontworpen rampherstelplan zorgt voor bedrijfscontinuïteit en minimaliseert de impact van onverwachte gebeurtenissen.

Realtime scenario

Neem een softwareontwikkelingsbedrijf dat cruciale applicaties maakt en onderhoudt voor klanten in verschillende sectoren. Het garanderen van ononderbroken service en gegevensherstel tijdens onvoorziene rampen is essentieel om het vertrouwen van klanten te behouden en downtime tot een minimum te beperken. Deze applicaties ondersteunen cruciale bedrijfsprocessen voor je klanten, variërend van e-commerce platforms tot systemen voor klantrelatiebeheer.

Neem de volgende factoren in overweging bij het evalueren van een leverancier van datamanagementdiensten voor softwareontwikkelingsbedrijven:

1. Back-up en redundantie van gegevens: Informeer naar de frequentie van gegevensback-ups, redundantiemechanismen en of ze meerdere datacenters of beschikbaarheidszones hebben.
2. Uitwijklocatie: Vraag of ze een aparte uitwijklocatie hebben en hoe snel ze kunnen overschakelen in geval van een storing.
3. Testen en simuleren: Bespreek hun aanpak voor het testen en simuleren van rampherstelscenario’s om de effectiviteit van het plan te garanderen.
4. Communicatieprotocollen: Begrijp hoe ze communiceren met klanten en belanghebbenden tijdens een ramp en hoe transparant ze zijn over hun herstelprocessen.

Vraag 5: Welke diensten biedt de aanbieder?

Het aanbod van diensten van een aanbieder van datamanagement kan een grote invloed hebben op je datastrategie. Overweeg naast de basisgegevensintegratie ook diensten als dataprofilering, opschoning, transformatie en verrijking. Evalueer of ze robuuste oplossingen voor datagovernance bieden, inclusief metadatabeheer en lineage tracking.

Voor organisaties die datagestuurde inzichten nastreven, zou het een extra voordeel zijn om te informeren naar analysemogelijkheden, zoals machine learning en voorspellende modellen. Een uitgebreid pakket services kan uw inspanningen op het gebied van gegevensbeheer stroomlijnen en de algehele kwaliteit van uw gegevens verbeteren.

Realtime scenario

Denk aan een wereldwijd logistiek bedrijf dat gespecialiseerd is in het verzenden en transporteren van goederen voor klanten over de hele wereld. Het logistieke bedrijf is actief in meerdere landen en verwerkt uitgebreide verzendgegevens, waaronder ordergegevens, voorraadniveaus, transportroutes en leveringsschema’s. Om de activiteiten te stroomlijnen en de klanttevredenheid te verhogen, vertrouwt het bedrijf op efficiënt gegevensbeheer.

Dit is hoe logistieke organisaties kunnen profiteren van dienstverleners op het gebied van enterprise data management:

1) Gegevensintegratie: De serviceprovider biedt oplossingen die naadloze gegevensintegratie mogelijk maken vanuit verschillende bronnen, waaronder leveranciers, magazijnen, transportpartners en e-commerceplatforms. Dit stelt organisaties in staat om een eenduidig beeld te krijgen van hun supply chain-activiteiten.

2) Real-time tracering: De provider biedt realtime trackingoplossingen waarmee organisaties de locatie en status van zendingen onderweg kunnen controleren. Deze gegevens helpen logistieke bedrijven bij het beheren van vertragingen, het in realtime aanpassen van routes en het leveren van nauwkeurige leveringsramingen aan klanten.

3) Routeoptimalisatie: De analysemogelijkheden van de provider helpen organisaties om transportroutes te optimaliseren op basis van verkeersomstandigheden, het weer en leveringsprioriteiten. Dit leidt tot kostenbesparingen, kortere transittijden en een betere toewijzing van middelen.

4) Voorraadbeheer: Met oplossingen voor voorraadbeheer kunnen organisaties de voorraadniveaus in meerdere magazijnen bijhouden. Dit zorgt ervoor dat logistieke bedrijven de juiste hoeveelheid voorraad beschikbaar hebben op elke locatie, waardoor stockouts en te grote voorraden worden geminimaliseerd.

5) Datavisualisatie: Met de tools voor gegevensvisualisatie kunnen organisaties interactieve dashboards en rapporten maken. Deze visualisaties helpen trends te identificeren, knelpunten op te sporen en gefundeerde beslissingen te nemen om de efficiëntie te verbeteren.

6) Voorspellende analyse: Door gebruik te maken van de mogelijkheden van de leverancier kunnen organisaties vraagpatronen voorspellen, anticiperen op mogelijke verstoringen van de toeleveringsketen en problemen proactief aanpakken voordat ze de bedrijfsvoering beïnvloeden.

Een serviceprovider voor gegevensbeheer die gespecialiseerd is in logistiek, moet oplossingen bieden die aansluiten bij de operationele behoeften van je bedrijf. Hun vermogen om gegevens te integreren, analyseren en visualiseren stelt u in staat om uw supply chain te optimaliseren, klantervaringen te verbeteren en datagestuurde beslissingen te nemen om groei te stimuleren.

Bij Zuci Systems begrijpen we dat effectief gegevensbeheer de kern vormt van modern zakelijk succes. Met een bewezen staat van dienst in het leveren van innovatieve technologische oplossingen, zijn we goed uitgerust om uw vertrouwde partner te zijn in enterprise data management. Ons streven naar uitmuntendheid en innovatie positioneert ons als de ideale keuze voor organisaties die de kracht van hun gegevens willen benutten om groei, efficiëntie en concurrentievoordeel te stimuleren. Neem contact met ons op!