Soms aangeduid als “slimme automatisering” of “intelligente automatisering”, is “RPA” een overkoepelende term voor geavanceerde softwaresystemen die kunnen worden geprogrammeerd om een reeks taken uit te voeren waarvoor voorheen menselijke tussenkomst nodig was.
Andere robotoplossingen bevatten machine learning en omvatten cognitive computing en kunstmatige intelligentie.
De routinematige, regelgebaseerde taken en basishandelingen die werknemers repetitief en alledaags vinden, zouden ideaal kunnen zijn voor RPA-implementatie.
RPA softwareapplicaties worden vaak “digitale FTE’s” of “menselijke proxies” genoemd omdat ze kunnen werken en interageren met bestaande systemen zoals een mens dat zou doen.
Leveranciers van de nieuwe software zeggen dat het meestal ongeveer een derde kost van een offshore werknemer of een vijfde van een onshore werknemer, maar het kan non-stop werken, zonder menselijke fouten – mits correct geprogrammeerd.

Met zulke cijfers is het geen wonder dat RPA de aandacht heeft getrokken van organisaties voor gedeelde diensten, die zijn ontworpen om uiteindelijk kosten te besparen en consistente back-officeprocessen en bedrijfsondersteuning te bieden.
Bron: Gartner
Voor bedrijven die in automatisering duiken of er geld voor opzij zetten, is het echt belangrijk om te begrijpen wat Robotic Process Automation (RPA) inhoudt, hoe je het in de praktijk brengt, welke voordelen het kan opleveren en welke obstakels je onderweg tegenkomt.
Het is belangrijk om een solide plan te hebben om die uitdagingen aan te gaan.
Om een beter inzicht te krijgen in deze bevindingen van Gartner en Blueprint, heb ik onze experts geraadpleegd.
Hallo!
Ik ben Keerthi V, marketingstrateeg bij Zuci Systems.

Deze nieuwsbrief gaat over:

• Automatiseringsgereedheid vinden
• RPA-implementatie stappenplan
• Overgang naar intelligente automatisering – Nice-to-have en Must-have factoren
• RPA hulpmiddelen
• Omgaan met technische schuld in RPA
• Concepten voor verandermanagement
• Veelvoorkomende uitdagingen bij de implementatie van RPA en het overwinnen ervan

Jyothsna Chandran: Hieronder staan enkele belangrijke gebieden waarmee rekening moet worden gehouden om de automatiseringsbereidheid van een organisatie te bepalen.
Door deze factoren te onderzoeken, kunnen organisaties inzicht krijgen in hun automatiseringsgereedheid en weloverwogen beslissingen nemen over het effectief implementeren van automatiseringsinitiatieven.
De juiste processen voor automatisering identificeren: Niet alle processen zijn geschikt voor automatisering.
Organisaties moeten de juiste taken en functies identificeren die kunnen profiteren van automatisering om weloverwogen beslissingen te kunnen nemen.
Zoek naar taken of processen die op regels zijn gebaseerd, repetitief zijn en een hoog volume aan transacties met zich meebrengen.
Denk aan taken die een aanzienlijke menselijke inspanning vereisen, maar met duidelijke regels en richtlijnen.
Dit zijn vaak geschikte kandidaten voor automatisering.
Automatiseringsrijpheid en standaardisatie van processen: begrijp de huidige automatiseringsmogelijkheden van uw organisatie.
Evalueer de mate van automatisering/processtandaardisatie in verschillende afdelingen.
Automatisering is effectiever in gestandaardiseerde processen.
Beoordeel de mate van standaardisatie in de beoogde processen om te bepalen of ze geschikt zijn voor automatisering.
Uw routekaart voor automatisering maken: Met de inzichten uit de beoordeling van de automatiseringsvolwassenheid is het tijd om uw routekaart voor automatisering op te stellen.
Pas uw plan aan de unieke behoeften en doelstellingen van uw organisatie aan.
Stel haalbare mijlpalen en tijdlijnen op voor de implementatie van automatisering.
Overweeg hoe elke automatiseringsfase aansluit op uw algemene bedrijfsstrategie.
Bereid je voor op wegversperringen: Veel voorkomende obstakels zijn de weerstand van werknemers tegen verandering, zorgen over baanzekerheid en technische complexiteit.
Het succes van automatisering hangt af van de bereidheid van je team om de veranderingen te omarmen.
Bied uitgebreide trainingsprogramma’s om werknemers te helpen zich aan te passen aan nieuwe technologieën en workflows.
Bestuursmechanismen: Evalueer de betrokkenheid van het leiderschap als onderdeel van de bestuursmechanismen.
Beoordeel de technologie-infrastructuur, de beveiligingsmaatregelen en de schaalbaarheid.

• Zorgen voor naleving van de regelgeving
• De veranderingsbereidheid evalueren
• Een kosten-batenanalyse uitvoeren
• Stel belangrijke prestatie-indicatoren op om succes te meten

Jyothsna Chandran:

Voordat we ingaan op het proces en de belangrijkste stappen voor een RPA-roadmap, moeten we eerst de 4 assen van automatisering begrijpen: mensen, proces, systeem en doel.

Als mensen de juiste digitale vaardigheden hebben en door mensen en processen te integreren, begint het innovatieproces met automatisering.
Stel je nieuwe processen voor.
Wat kan er anders gedaan worden nu er automatisering is?
Wat kan er gedaan worden dat voorheen nooit mogelijk was?
Hoe kun je bedrijven sneller lanceren?
Ga over van op regels gebaseerde procedures naar op patronen gebaseerde processen door Machine Learning-modellen te implementeren op je beschikbare gegevens.
Automatisering helpt door gegevens in deze modellen in te voeren en er inzichten uit te halen.
Met voortdurende experimenten kun je de besluitvorming verbeteren, efficiënter maken en beter laten inspelen op snel veranderende marktomstandigheden.
Al het bovenstaande bevordert het doel van een organisatie om van alledaags naar bijzonder te gaan.

Rajalakshmi Sivaramakrishnan:

Strategische doelstellingen definiëren: Definieer duidelijk de strategische doelen van uw RPA reis en zorg voor een naadloze afstemming met uw bedrijfsstrategie en visie.
Beoordeel huidige processen: Bedrijven moeten processen identificeren en prioriteren die hoog-volume, laag-complex, stabiel en gestandaardiseerd zijn.
Evaluatie van voordelen en risico’s, inclusief potentiële besparingen en naleving van regelgeving, is cruciaal voor een succesvolle automatiseringsstrategie.
Ontwerp uw oplossing: Het maken van een gedetailleerde blauwdruk van hoe de softwarerobots zullen samenwerken met de applicaties, systemen en gegevensbronnen die betrokken zijn bij het proces is een andere cruciale stap.
Ontwikkel een Proof of Concept (PoC): Een goed opgestelde PoC in de RPA implementatie roadmap biedt een praktische en strategische aanpak om te valideren, verfijnen en waardevolle inzichten te verkrijgen.
Deze fase biedt een basis voor een succesvol en schaalbaar automatiseringstraject.
Optimaliseren en schalen: Deze fase omvat het aanpakken van problemen, fouten en knelpunten, het zoeken naar mogelijkheden voor verbetering en het bijwerken voor duurzame kwaliteit.
Overweeg ook om uw oplossing uit te breiden naar andere processen, afdelingen of locaties als dat nuttig blijkt te zijn.

72% van de organisaties geeft aan dat hun RPA-landgoed voornamelijk bestaat uit eenvoudige, op regels gebaseerde taakautomatisering met enige intelligente automatisering – Blueprint Report

Rajalakshmi Sivaramakrishnan: Intelligente automatisering is een systeem dat gebruik maakt van machinaal leren (ML) en kunstmatige intelligentie (AI) om routinetaken met grotere nauwkeurigheid te automatiseren.

Nice-to-have factoren:

• Opname van chatbots en virtuele assistenten om de betrokkenheid van gebruikers te vergroten.
• Het integreren van systemen met adaptieve leerfuncties om continue verbetering te bevorderen.
• Dankzij de mogelijkheid tot aanpassing en flexibiliteit kan het systeem worden aangepast aan specifieke bedrijfsvereisten en tegemoetkomen aan diverse en veranderende eisen in de bedrijfsomgeving.
• Integratie van verschillende technologieën en platforms om een uniforme en efficiënte digitale infrastructuur op te zetten.

Must-have factoren:

• Geavanceerde analyses en machine learning implementeren voor gegevensanalyse en adaptief leren.
• Het integreren van cognitieve vaardigheden, zoals natuurlijke taalverwerking om het oplossen van problemen te verbeteren.
• Het vermogen om automatiseringsoplossingen te schalen over verschillende bedrijfsfuncties en een grotere werklast te beheren.
• Robuuste beveiligingsmaatregelen implementeren om gevoelige gegevens te beschermen en compliance te garanderen.

Daarnaast werpt Gartner’s Magic Quadrant voor RPA licht op:

Keerthi: “In het onderzoek van Blueprint uit 2022 naar de staat van RPA was het verbeteren van de governance de topdoelstelling die organisaties wilden verbeteren voor hun automatiseringspraktijk in de toekomst.”

Jyothsna Chandran:

We kunnen governance vanuit 3 invalshoeken bekijken: mensen, processen en technologie.
Mensen: Wat zijn de rollen & verantwoordelijkheden van je automatiseringsteam?
Denk hierbij aan het vaststellen van de benodigde resources, formele rollen en verantwoordelijkheden en het ontwikkelen van de benodigde operationele vaardigheden.
Vanuit een procesperspectief: hoe ontwerpt u processen om automatisering te besturen en te controleren en tegelijkertijd een brede acceptatie te stimuleren?
Denk hierbij aan het definiëren van een structuur die alles begeleidt, van releases tot het ondersteunen van automatiseringen van derden en het beheren van incidenten.
Aan de technologische kant, hoe zet je technologie in om het programma mogelijk te maken en te beheren? Dit kan worden bereikt door gebruik te maken van mogelijkheden om proactief operationele problemen te identificeren, beheren en rapporteren.
Zelfvoorzienend en schaalbaar RPA-expertiseteam dat automatiseringsmogelijkheden beschikbaar maakt in de hele organisatie als een hefboom om efficiënte bedrijfsprocessen, verhoogde bedrijfswaarde en algehele positieve impact te leveren.
Ongeacht zijn taak is het de essentiële taak van een robot om de bedrijfsvisie waar te maken.
Om dit doel te bereiken, is het raadzaam voor de organisatie om een Center of Excellence (CoE) op te bouwen, dat RPA effectief in de organisatie integreert en kennis en middelen voor toekomstige implementaties garandeert.
Het creëren van een formeel CoE is een belangrijke stap om het automatiseringspotentieel van een organisatie te waarborgen.

Het bouwen van een RPA CoE vereist meer dan alleen een algemeen IT-team.
Het vereist een team dat dat proces ondersteunt vanaf de implementatie, het beheer en het opschalen van de automatisering in het hele bedrijf.

50% van de ondervraagde organisaties geeft aan dat ze al een RPA Center of Excellence hebben en 39% bekent dat ze er momenteel nog geen hebben, maar dat ze wel van plan zijn er een te implementeren – Blueprint Report

Stap 1: Bouw de vaardigheden en capaciteit voor RPA: De kern van uw CoE wordt gevormd door het Robotic Operating Team dat bestaat uit een reeks duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden.
Het team is verantwoordelijk voor het snel, efficiënt en veilig implementeren en beheren van de automatisering.
Belangrijke rollen zijn onder andere een Sponsor, Champion, Change Manager, Business Analyst(en), RPA Solution Architect, RPA Developer(s), RPA Infra Engineers.
Stap 2: Effectief bestuursmodel: Het governanceproces houdt toezicht op het beoordelen van RPA-mogelijkheden en het prioriteren van automatiseringsactiviteiten.
Het stelt de sjablonen en richtlijnen vast voor beoordeling, ontwerp, ontwikkeling, inzet, vraagpijplijn, en wijzigingsbeheer en risicomanagement.
De governance helpt bij het toewijzen van rollen om een sterke samenwerking en communicatie tussen business-, IT- en compliance-teams te garanderen.
Het governanceproces schetst ook de prestatie- en productiviteitsmaatstaven.
Stap 3: CoE inschakelen en voorbereiden op schaalvergroting:

• Begin met één project – maar plan er veel
• Leer onderweg inbedden
• De complexiteit van technische schuld beheren
• Verwacht dat de rol en het operationele model van de CoE in de loop van de tijd zullen evolueren
• Begeleid de CoE bij het verkennen van hyperautomatisering

Keerthi: “Microsoft Power Automate is het meest gebruikte RPA-platform (60%)” – Blueprint-rapport.
Wat vindt u hiervan?

Jyothsna Chandran:

Microsoft Power Automate wordt doorgaans niet geclassificeerd als een traditionele Robotic Process Automation (RPA) tool, maar wordt meer beschouwd als een automatiseringsplatform met een bredere focus op workflowautomatisering, automatisering van bedrijfsprocessen en integratiemogelijkheden.

De meest genoemde reden door organisaties die meerdere RPA-tools gebruiken is de compatibiliteit met de bedrijfsarchitectuur (27%) – Blueprint Report

Bij een vergelijking tussen Microsoft Power Automate en andere speciale RPA-tools, zoals UiPath, Blue Prism of Automation Anywhere, zijn er verschillende factoren om rekening mee te houden.

Rajalakshmi Sivaramakrishnan:

MS Power Automate versus andere RPA-tools:

Jyothsna Chandran:

Zelfs voor de opkomst van robots maakten bedrijfsarchitecten en de technische gemeenschap zich al zorgen over de technische schuld.
Nu is de bezorgdheid toegenomen.
De oorzaak van de technische schuld is dat de business steeds meer functies of in dit geval bots sneller wil invoeren zonder rekening te houden met de mogelijkheid dat overbodige, ongebruikte, onberekende of onjuiste code (in de vorm van bot artefacten) de onderneming verstopt.
Het hebben van een gestandaardiseerde, bedrijfsbrede strategie voor de implementatie van RPA en Intelligente Automatisering is essentieel voor het doen van slimme investeringen om de technische schuld te verminderen in plaats van te vergroten.

Als een CoE een organisatie wil helpen haar RPA-doelstellingen te bereiken, moet het ook de onderliggende complexiteit van de technologie beheren.
Dit betekent dat het aan de leden van de CoE is om het ontwerp, de broncode, de uitdagingen op het gebied van versiebeheer en de dynamische referenties voor bots om toegang te krijgen tot bestaande systemen te beheren.

Jyothsna Chandran:

Veranderingsmanagement is een kritieke factor in het succes van een RPA-implementatie.
RPA-initiatieven brengen vaak aanzienlijke veranderingen met zich mee in processen, rollen en organisatiedynamiek.
Het managen van deze veranderingen is essentieel om de voordelen van automatisering te maximaliseren.
Hier volgen enkele belangrijke aspecten die het belang van verandermanagement bij de RPA-implementatie benadrukken:
Betrokkenheid van werknemers: Veranderingsmanagement omvat het betrekken van werknemers op alle niveaus van de organisatie.
Ervoor zorgen dat werknemers het doel van RPA begrijpen, hoe het hun rollen zal beïnvloeden en hoe het aansluit bij de doelstellingen van de organisatie helpt om steun op te bouwen en vermindert weerstand.
Communicatiestrategie: Werknemers moeten worden geïnformeerd over het RPA-initiatief, de doelstellingen en de voordelen ervan.
Regelmatige updates en open communicatiekanalen helpen verwachtingen te managen en zorgen weg te nemen.
Trainingsprogramma’s: Het aanbieden van adequate training is essentieel voor werknemers om zich aan te passen aan nieuwe technologieën en processen.
Trainingsprogramma’s moeten worden ontworpen om werknemers te voorzien van de vaardigheden die nodig zijn om samen te werken met RPA bots en om hun veranderde verantwoordelijkheden te begrijpen.
Veranderingskampioenen: Het identificeren en versterken van change champions binnen de organisatie kan het succes van de RPA-implementatie aanzienlijk beïnvloeden.
Deze personen kunnen dienen als pleitbezorgers en helpen om informatie te verspreiden, problemen aan te pakken en anderen te inspireren.
Realistische verwachtingen stellen: Het managen van verwachtingen is cruciaal voor RPA-succes.
Duidelijk communiceren over wat RPA wel en niet kan bereiken helpt om onrealistische verwachtingen te vermijden.
Ondersteuning door leiderschap: Leiderschap speelt een cruciale rol in veranderingsmanagement.
Zichtbare steun en toewijding van het topmanagement creëren een positieve toon voor de hele organisatie.
Leiders moeten het strategische belang van RPA communiceren en actief deelnemen aan het veranderingsproces.
Meten en vieren van succes: Last but not least, stel KPI’s vast om het succes van de RPA-implementatie te meten.
Versterk de positieve impact van het automatiseringsinitiatief.
Organisaties die tijd en middelen investeren in het aanpakken van de menselijke kant van de veranderingsvergelijking hebben meer kans op een succesvolle adoptie van RPA en voordelen op de lange termijn.

Jyothsna Chandran:

Door te anticiperen op de veelvoorkomende valkuilen en deze aan te pakken, kunnen organisaties de kans op een succesvolle RPA-implementatie vergroten en de voordelen van automatisering ten volle benutten.
Het regelmatig herbeoordelen en optimaliseren van processen zal bijdragen aan blijvend succes op de lange termijn.

De meeste organisaties (41%) hebben hun RPA-praktijk opgezet met externe partijen, en een aanzienlijk percentage (34%) meldde dat ze een combinatie van interne en externe bronnen gebruikten om automatisering te implementeren – Blueprint Report

Lees meer over dit onderwerp:

• Gartner RPA Magic Quadrant
• Staat van RPA 2023
• Een automatiseringsstrategie ontwikkelen: Een dilemma voor leiders, door Forbes Tech Council

Bedankt voor het lezen!
We zijn enthousiast om in onze toekomstige edities dieper in te gaan op RPA en implementatie.
Als u onze inhoud goed vindt, laat ons dan uw steun zien door – u hier in te schrijven voor onze driemaandelijkse nieuwsbrief, Sound bytes.
en door dit artikel te delen met uw team.
Uw steun betekent de wereld voor ons!