6 stappen om RPA te introduceren bij uw werknemers
I write about fintech, data, and everything around it
In dit artikel wordt uitgelegd hoe u RPA introduceert bij uw medewerkers en hoe u ze er moeiteloos aan kunt laten wennen. De volgende 6 stappen zullen de overgang voor alle betrokkenen gemakkelijker maken.
Organisaties over de hele wereld zijn begonnen met het implementeren van automatiseringsprocessen in hun administratieve en bestuurlijke structuur. Deze technisch georiënteerde aanpak die wordt gebruikt voor het effectief evalueren van de oplossingen en het uitvoeren van alledaagse, repetitieve taken staat bekend als Robotic Process Automation (RPA).
Bedrijven, groot of klein, zijn begonnen met het onderzoeken van use cases en het uitvoeren van de proof of concept (POC)-pilots vóór hun eerste RPA-project. De meest cruciale stap die de meeste bedrijven echter over het hoofd zien, is het gebruik van praktijken die werknemers ontvankelijk maken voor deze radicale verandering.
In de meeste organisaties stuurt het uitvoerend comité op het hoogste niveau van het bedrijf de RPA-initiatieven aan. Hoewel zij de intentie hebben om de bedrijfsvoering efficiënt te laten verlopen en de medewerkers te ontlasten van repeterende taken, wordt deze intentie vaak niet gedeeld met de medewerkers.
Het gevolg is helaas het gevoel van baanonzekerheid bij de veranderingsresistente medewerkers. Daarom moeten degenen aan de top van de organisatie een stap verder gaan om ervoor te zorgen dat RPA een succes wordt in het bedrijfsprogramma van het bedrijf en dat het personeel zich sterker dan onzeker voelt wanneer ze zich aanpassen aan deze nieuwe toolkit.
RPA Change Management Best Practices: 6 stappen om RPA te introduceren bij uw werknemers
Hier zijn enkele best practices die bedrijven zouden moeten volgen, zodat werknemers RPA met een positieve kijk bekijken en kansen identificeren die voor hen beschikbaar zijn met behulp van geavanceerde automatisering.
1. Presenteer de voordelen van RPA aan de medewerkers
Het bedrijf kan beginnen het vertrouwen van de werknemers te winnen door een gedetailleerde presentatie te delen waarin de voordelen van de RPA worden belicht. In plaats van een technische presentatie vol jargon en discrete uitleg, zou de focus van deze presentatie moeten liggen op een interactieve en praktijkgerichte demosessie die de werknemers het verschil laat ervaren in hun dagelijkse werkscenario’s.
Medewerkers zullen snel beginnen te beseffen dat RPA helpt bij het verwijderen van het zwoegende en repetitieve werk, en het is echt de moeite waard. Wanneer werknemers beginnen te geloven dat deze tool hen persoonlijk zou helpen en geen bedreiging zou vormen voor hun huidige baan, zullen ze het opmerkelijk gaan omarmen.
2. Maak medewerkers betrokken bij het RPA-implementatieproces
De beste ideeën voor automatisering komen van de mensen die deze technologie gebruiken om hun problemen op te lossen. Daarom is een van de best practices tijdens de RPA-implementatie werknemers te laten brainstormen over verschillende automatiseringsideeën die hun huidige problemen en glitches zouden oplossen. Bedrijven kunnen evenementen organiseren waar werknemers de volledige vrijheid hebben om ideeën te ontwikkelen waarbij RPA oplossingen voor hun problemen identificeert.
Dit zou de werknemers geleidelijk aan minder weerstand bieden tegen deze nieuwe technologie en zich belanghebbenden voelen bij de implementatie en toepassing ervan. Wanneer organisaties zouden vertrouwen dat hun werknemers knelpunten en oplossingen bedenken die RPA kan aanpakken, zou het nuttig zijn bij het opnieuw ontwerpen van systemen volgens de RPA-toolkit en de daaropvolgende creatie van bots.
3. Herdefinieer de taken van het personeel in overeenstemming met de RPA
Wanneer werknemers begrijpen hoeveel werk RPA met zich meebrengt, zoals het vinden van records voor meerdere klantsystemen en het beantwoorden van telefoongesprekken, krijgen ze meer tijd om ander waardevol werk uit te voeren waarbij zachte vaardigheden en strategisch gedrag nodig zijn.
Medewerkers hoeven dus niet langer handmatig gegevens in te voeren; ze kunnen zich bezighouden met taken zoals het omgaan met klanten en het oplossen van problemen en discrepanties, die opnieuw moeten worden gedefinieerd in hun gewijzigde vitale verantwoordelijkheidsgebieden. Het is nodig om de werknemers duidelijk te maken dat bots zichzelf niet zouden managen en dat niet alle taken van de organisatie kunnen worden geautomatiseerd. Daarom zijn er softwaremiddelen nodig om taken zoals het monitoren, updaten en onderhouden van de bots uit te voeren om de RPA efficiënt te laten werken.
4. Train en bijscholing van het personeel om hen in hun kracht te zetten
Voordat RPA in de organisatiestructuur wordt geïmplementeerd, moeten bedrijven investeren in de continue verbetering van hun werknemers. In het post-RPA-bedrijfssysteem zouden werknemers niet langer alledaagse taken hoeven uit te voeren; in plaats daarvan zouden ze waardevollere taken uitvoeren met betrekking tot probleemoplossing, kritisch denken en communicatieve vaardigheden.
Wanneer bedrijven het personeel zouden trainen met technische en leiderschapsvaardigheden, waardoor ze zich gewaardeerd zouden voelen en dat de organisatie gelooft in de kracht van hun technische knowhow en andere mensgerichte vaardigheden, en bots er alleen maar zijn om de werknemers te helpen, dan het zou resulteren in een winnende situatie voor alle belanghebbenden van het bedrijf.
5. Help medewerkers kleine projecten op te pakken voor RPA-toepassing
Hoe een organisatie omgaat met medewerkersbetrokkenheid na implementatie van RPA kan het vertrouwen van de medewerkers in de initiatieven van de organisatie maken of breken. Het is daarom nodig dat medewerkers de vrijheid krijgen om met een voorsprong aan de slag te gaan met de toepassing van RPA in kleine projecten en vervolgens hun feedback te geven aan de managers. Dit zou de werknemers niet alleen helpen om ijverig in het systeem te geloven, maar het zou hen ook helpen de wonderen van RPA te analyseren bij het identificeren van pijnpunten en het efficiënt oplossen van de problemen.
6. Erken succes en tegenslagen als gevolg van RPA-implementatie
Na implementatie van RPA moet de organisatie haar feedback in alle eerlijkheid erkennen en behandelen. Om de werknemers verder aan te moedigen, kunnen bedrijven het nieuws over het succes van RPA verspreiden via verschillende media, zoals webinars, nieuwsbrieven, felicitatie-e-mails en zelfs interne persberichten. Dit zou het vertrouwen van werknemers in RPA bevestigen en hen meer vertrouwen geven om het voor andere taken te gebruiken.
Conclusie
In de steeds evoluerende wereld van technologie luidt een prominent gezegde: ‘Verandering is de enige constante.’ Het is gemakkelijk voor organisaties om niet een stap verder te gaan om het vertrouwen van hun werknemers in RPA te winnen. Maar deze actie zou op de lange termijn schadelijk zijn voor de groei van de organisatie, met als gevolg verlies van RPA en personeelsverloop.
Daarom moeten bedrijven zich houden aan deze zes belangrijkste praktijken die ervoor zorgen dat ze respect uitstralen naar hun werknemers en hen helpen RPA te zien als een hulpmiddel voor hun ondersteuning.
Bij Zuci Systems hebben we gewerkt aan use cases variërend van leningen en hypotheken, risico’s en compliance, klantenservice, rapportautomatisering, onboarding van medewerkers, servicedeskautomatisering en meer. Met een scala aan ervaring hebben we een zeer gestructureerde aanpak ontwikkeld voor het bouwen en implementeren Credit Union RPA-diensten en -oplossingen. We werken nauw met u samen om een RPA-roadmap te definiëren, de juiste tools te selecteren, een time-boxed PoC te creëren, governance uit te voeren, het team op te zetten en de oplossing te testen voordat deze live gaat.
