Hoe kiest u de juiste RPA-oplossing voor uw kredietvereniging?
I write about fintech, data, and everything around it
Als u overweegt te investeren in een RPA-oplossing voor uw credit union, zijn er veel factoren waar u naar moet kijken voordat u definitief bezuinigt. Deze blog neemt ze allemaal met je door.
Laten we eerlijk zijn, handmatige processen en repetitieve taken kosten u niet alleen tijd… ze kosten u ook geld. RPA-oplossingen kunnen dergelijke kosten elimineren en tegelijkertijd de efficiëntie van uw medewerkers verhogen.
En dat is de reden waarom de huidige kredietverenigingen zich wenden tot gerobotiseerde procesautomatisering om hen te helpen de operationele kosten te verlagen, de efficiëntie en nauwkeurigheid bij de verwerking, het genereren van rapporten en de naleving van de regelgeving te vergroten en een consistente ledenervaring te bieden, onder andere RPA use cases voor kredietverenigingen.
Volgens een Gartner CIO-onderzoek Robotic Process Automation (RPA), uitgevoerd in 2021, zet zijn snelle groeitraject voort, met een groei van meer dan 20% per jaar. Van snel veranderende verouderde processen tot het helpen van uw credit union bij het op afstand beheren van processen, RPA kan u 24/7 veilig helpen, waar u ook bent.
Maar als leider van een kredietvereniging kan het overweldigend zijn om de technologie en terminologie te doorzoeken om erachter te komen wat de belangrijkste overwegingen zijn die u in gedachten moet houden voordat u beslist over uw automatiseringsoplossing die in uw instelling zou kunnen passen.
Zodra u antwoord heeft op alle bovenstaande vragen, je kunt bewegen op naar de volgende stap: het selecteren van een RPA-oplossing.
10 Dingen om te overwegen bij het kiezen van de juiste RPA-oplossing voor uw credit union
Terwijl de goedkeuring van Robotic Process Automation (RPA)toeneemt, worstelen veel leiders van kredietverenigingen nog steeds met de vraag welke oplossing ze voor hun instelling moeten implementeren. Er zijn veel oplossingen, en bijna allemaal beweren ze een “game-changer” of een “revolutionaire” technologie te zijn, maar weinigen leveren.
En de meeste oplossingen zijn kostbaar (lopen in de tienduizenden dollars) en vergen veel tijd voor implementatie. Dit kan er gemakkelijk toe leiden dat kredietverenigingen vast komen te zitten in analytische verlamming – met te veel opties en niet genoeg richting.
Daarom hebben we een bewezen raamwerk bedacht om de door u geselecteerde lijst met RPA-tools te doorlopen en tot een conclusie te komen over uw uiteindelijke RPA-oplossing.
Laten‘ga aan de slag.
1. Eenvoudige implementatie
Het gemak van implementatie is een van de belangrijkste factoren waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een RPA-oplossing. Als de oplossing die u kiest niet eenvoudig te implementeren is, zal het voor u moeilijk zijn om er de vruchten van te plukken. U moet op zoek gaan naar een RPA-oplossing met een gebruiksvriendelijke interface die is uitgeprobeerd en getest door andere kredietverenigingen.
Houd er rekening mee dat u mogelijk veel informatie kunt vinden op de websites van RPA-leveranciers, maar er zijn enkele vragen die u hen moet stellen om het implementatiegemak te begrijpen.
Hier zijn enkele vragen die u de RPA-leverancier kunt stellen om het implementatiegemak te begrijpen:
- Heeft het een open architectuur? Als uw leverancier niet bereid is zijn code met u of andere derden te delen, kan dit een rode vlag zijn. De mogelijkheid om code te delen is essentieel voor interoperabiliteit en samenwerking tussen leveranciers.
- Ondersteunt het alle belangrijke besturingssystemen? Sommige leveranciers ondersteunen alleen Windows, terwijl andere alleen Linux of Unix ondersteunen. Dit zou kunnen voorkomen dat u hun oplossing gebruikt als uw netwerk op een ander besturingssysteem is gebaseerd.
- Welke taal gebruikt het? Sommige leveranciers gebruiken alleen Java, terwijl andere C++ of Python gebruiken. Zorg ervoor dat uw team weet hoe ze in deze taal moeten programmeren voordat ze zich committeren aan een RPA-oplossing.
Stel deze vragen en zorg ervoor dat u uw eigen onderzoek doet wanneer u een RPA-leverancier evalueert.
2. Gebruiksgemak
Als het gaat om het vinden van de juiste RPA-oplossing voor uw kredietvereniging, wilt u er zeker van zijn dat deze eenvoudig te gebruiken is. Als u werknemers heeft die niet bekend zijn met technologie, is het laatste wat u wilt dat zij zich geïntimideerd voelen door hun nieuwe software.
Een goede RPA-oplossing zal voor gebruikers gemakkelijk te leren en te gebruiken zijn, zodat werknemers dat niet doen moeten investeren in aanvullende training.
Hier zijn enkele vragen die u de RPA-leverancier kunt stellen om u te helpen bij het voltooien van uw ideale RPA-oplossing:
- Is er een leercurve?
- Hoe ziet de gebruikersinterface van uw oplossing eruit? Is het intuïtief, gemakkelijk te navigeren en te begrijpen?
- Kan ik mijn personeel intern trainen in het gebruik van het platform of biedt de leverancier training?
- Is er een ingebouwde kennisbank voor veelvoorkomende taken die medewerkers kunnen gebruiken wanneer ze tegen problemen aanlopen?
- Heeft uw oplossing ingebouwde workflowregels of goedkeuringsstappen zodat iedereen wijzigingen kan aanbrengen zonder de juiste kanalen te doorlopen?
Onthoud altijd dat als een tool te ingewikkeld is, dit kan leiden tot fouten die in een later stadium moeilijk te vinden en op te lossen zijn. Als u wilt voorkomen dat u fouten maakt, heeft u automatiseringstools nodig die gemakkelijk te gebruiken zijn en voldoende houvast bieden voordat uw credit union van start kan gaan.
3. Snelheid
Snelheid is een belangrijke factor om te overwegen in uw RPA-oplossing voor uw credit union. Het helpt bij de snel in kaart brengen van processen, wat essentieel is bij het automatiseren van een handmatig proces dat iemand jarenlang of zelfs decennia met de hand heeft gedaan. Als u niet over snelheid beschikt, kan het maanden of zelfs jaren duren om een proces te automatiseren, omdat u eerst elke stap moet identificeren voordat u deze als een RPA-taak in uw systeem aanmaakt, wat tijd en geld kost.
De juiste RPA-oplossing moet uw man in kaart kunnen brengensnelle processen. U kunt controleren of de tool processen snel in kaart brengt door de RPA-leverancier een paar vragen te stellen:
- Hoe lang duurt het voordat jullie mijn bestaande proces in kaart hebben gebracht?
- Hoe lang duurt het om het handmatige proces te automatiseren?
- Kan ik een demo zien van hoe snel jullie mijn proces kunnen automatiseren?
Nadat je de antwoorden hebt gekregen, schrijf je op wat je van hen verwacht in termen van snelheid. Dit zal u helpen uw keuzes te beperken en de ideale RPA-oplossing voor uw kredietvereniging te kiezen.
4. Technische kenmerken
Het is belangrijk om de technische kenmerken van de door u gekozen RPA-oplossing te begrijpen. Deze kunnen variëren van het aantal gebruikers en gelijktijdige sessies tot de typen use cases die worden ondersteund.
Sommige oplossingen zijn bijvoorbeeld beter geschikt voor taken met een laag volume en hoge frequentie, zoals gegevensinvoer, terwijl andere zijn ontworpen voor taken met een hoog volume en een lage frequentie, zoals batchverwerking. Sommige bieden alleen basisscriptmogelijkheden, terwijl andere een veel geavanceerdere scripttaal hebben.
Het volgende is een lijst met functies die moeten worden opgenomen in elke RPA-oplossing die u evalueert voor uw credit union:
Realtime gegevensverzameling en -overdracht: Realtime verwerking zorgt voor de nauwkeurigheid van transacties, wat vooral belangrijk is bij het automatiseren van handmatige processen.
Meerdere integratiepunten: Een RPA-oplossing moet meerdere integratiepunten hebben, zodat u deze kunt verbinden met andere systemen in uw credit union. Hierdoor kunt u processen over afdelingen heen automatiseren, de efficiëntie verbeteren en redundantie in uw activiteiten verminderen.
Proces automatisering: De mogelijkheid om processen te automatiseren betekent dat u de kosten kunt verlagen die gepaard gaan met het handmatig uitvoeren van repetitieve taken. Dit helpt de productiviteit van werknemers te verbeteren, terwijl ook fouten worden verminderd en de verwerkingstijd wordt versneld.
Beveiliging: Hoewel RPA op zichzelf al ongelooflijk veilig is, is het van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat elke oplossing die u kiest, is gecontroleerd door beveiligingsexperts en aan al uw beveiligingsvereisten voldoet.
De technische kenmerken van een RPA-oplossing kunnen van cruciaal belang zijn om te bepalen of deze al dan niet geschikt is voor uw instelling. Als u het niveau van de technische kenmerken begrijpt, kunt u een oplossing kiezen die geschikt is voor uw kredietvereniging.
5. Kosten
Kosten zijn een doorslaggevende factor bij het kiezen van de juiste RPA-oplossing voor uw kredietvereniging. Als kredietvereniging bent u op zoek naar een oplossing die uw bedrijfsprocessen efficiënter maakt en tegelijkertijd geld bespaart. U wilt ook iets dat u helpt de winstgevendheid te vergroten en werknemers gelukkiger te maken.
De kosten van de software zijn afhankelijk van twee factoren:
- Het aantal gebruikers dat u op uw systeem wilt hebben.
- Hoeveel bots moet u maken en implementeren?
Er zijn twee manieren om voor automatisering te betalen: maandelijkse of jaarlijkse abonnementskosten en kosten per bot. De eerste categorie omvat SaaS-modellen die een vast tarief in rekening brengen voor zoveel gebruikers als je wilt, maar helemaal geen bots.
De tweede categorie omvat oplossingen op locatie waarvoor u een licentie moet aanschaffen voor elke bot die u wilt inzetten, wat snel duur kan worden als u op enig moment tientallen of honderden bots in gebruik heeft gegeven tijd.
Hier volgen enkele vragen die u aan de RPA-leverancier kunt stellen:
- Hoeveel kost het per stoel?
- Wat voor softwareontwikkelingsmiddelen heb ik nodig?
- Wat zijn de totale eigendomskosten (TCO)?
- Hoe lang duurt het contract? Kan ik het op elk gewenst moment annuleren?
- Hoeveel modules bevat uw oplossing standaard, en hoeveel kunnen we er nog toevoegen tegen extra kosten?
Als leider van een kredietvereniging moet u rekening houden met de totale eigendomskosten, inclusief hardware en software, evenals doorlopende onderhoudskosten voordat u uw RPA-leverancier definitief maakt.
6. Schaalbaarheid
Bij het kiezen van de juiste RPA-oplossing voor uw credit union is schaalbaarheid een doorslaggevende factor.
Naarmate de regelgeving evolueert en de nalevingsvereisten complexer worden, moet u dat ook doen kies een schaalbare oplossing die met u meegroeit naarmate uw behoeften in de loop van de tijd veranderen.
Veel kredietverenigingen willen snel aan de slag met RPA, maar ze willen ook zeker weten dat ze hun implementatie naar behoefte kunnen laten groeien. Sommige leveranciers bieden oplossingen die kunnen worden opgeschaald of verkleind op basis van uw behoeften. Anderen vereisen meer investeringen vooraf in automatiseringstools.
Rekening wat voor soort integratie biedt de RPA-leverancier met andere systemen? Zijn er grenzen aan welke soorten aansluitingen die u kunt maken met andere systemen (bijvoorbeeld als het alleen FTP, e-mail, enz. is), of hebben ze toegang tot robuustere verbindings-API’s (Interface voor applicatieprogrammering)?
Zoek een leverancier met een staat van dienst op het gebied van innovatie en technologisch leiderschap, zodat zij u kunnen helpen zich aan te passen aan veranderende wettelijke vereisten.
7. Architectuur
Het selecteren van een RPA-oplossing op basis van architectuur is uiterst belangrijk, omdat het bepaalt hoe gemakkelijk of moeilijk het voor u zal zijn om te integreren met andere systemen in uw organisatie.
Stel dat uw systemen zijn gebouwd met verschillende kernbanksystemen, programmeertalen of technologieën, dan is dat mogelijk compatibiliteitsproblemen tussen hen, die kunnen leiden tot vertragingen bij het implementeren van nieuwe functies of het toevoegen van nieuwe functionaliteiten.
Als u begint met het overwegen van Robotic Process Automation (RPA)-oplossingen, is het essentieel om de verschillende soorten beschikbare architecturen te begrijpen. Het type dat u kiest, hangt af van de behoeften van uw organisatie en de hoeveelheid investering die u kunt doen.
Elke architectuur heeft zijn voor- en nadelen, dus het selecteren van de juiste voor uw organisatie is essentieel.
Hier is een overzicht van de drie belangrijkste RPA-architectuurtypen:
Cloudgebaseerde RPA: Op de cloud gebaseerde RPA-oplossingen worden in de cloud gehost, wat betekent dat er geen hardware-investering van uw kant nodig is. Het nadeel is dat je beperkte controle hebt over de architectuur of prestaties van de software. Mogelijk moet u ook extra betalen voor opslag als u grote hoeveelheden gegevens opslaat of met een groot aantal gebruikers werkt.
RPA op locatie: On-premise RPA-oplossingen worden op uw eigen servers geïnstalleerd en beheerd door IT-personeel. Dit geeft u meer controle over hoe de software werkt, maar het kan duur en tijdrovend zijn om nieuwe versies te installeren en te onderhouden zodra deze beschikbaar komen.
Hybride RPA: Hybride RPA combineert de beste eigenschappen van zowel cloudgebaseerde als lokale opties door sommige componenten van de oplossing in de cloud te hosten, terwijl andere lokaal bij uw bedrijf blijven.
U kunt kiezen uit cloud- of on-premise-oplossingen op basis van de vereisten van uw organisatie. Als u op zoek bent naar een kosteneffectieve optie, dan zijn cloudgebaseerde oplossingen het meest geschikt voor u. Aan de andere kant, als beveiliging een punt van zorg is, dan zijn lokale oplossingen ideaal.
8. Afhandeling van uitzonderingen
Afhandeling van uitzonderingen is cruciaal bij het kiezen van de juiste RPA-oplossing voor uw credit union.
Het afhandelen van uitzonderingen is een integraal onderdeel van het proces omdat het ervoor zorgt dat het systeem mist geen uitzonderingen of fouten tijdens de werking.
Afhandeling van uitzonderingen is het proces van het detecteren en oplossen van fouten in een transactie voordat deze wordt voltooid. Dit proces wordt ook wel exception management of exception processing genoemd. Uitzonderingsbeheer omvat het identificeren en oplossen van fouten die door een geautomatiseerd proces zijn gemaakt voordat het resultaat van die fout het einde bereikt.gebruiker Het omvat ook het automatisch corrigeren van fouten die de eindgebruiker al hebben bereikt.
Dit is belangrijk omdat u niet wilt dat uw medewerkers zich richten op het oplossen van allerlei soorten fouten in plaats van te doen waarvoor ze worden betaald: leden dienen!
Met sommige RPA-oplossingen is dat mogelijk definieer uitzonderingen en voorwaarden die de uitvoering van het proces stoppen wanneer ze zich voordoen. Andere oplossingen bieden deze functie niet, wat betekent dat als er een uitzondering is, het hele proces mislukt en stopt.
In beide gevallen duurt het langer voordat u het probleem oplost dan wanneer u vanaf het begin een goed mechanisme voor het afhandelen van uitzonderingen in uw systeem had ingebouwd. Let er dus op!
9. Ondersteuning van leveranciers
Een van de belangrijkste factoren bij het kiezen van de juiste RPA-oplossing is leveranciersondersteuning. Het is al moeilijk genoeg om nieuwe technologie aan de praat te krijgen zonder je zorgen te hoeven maken of je al dan niet hulp kunt krijgen wanneer je die nodig hebt.
U zou in staat moeten zijn om de antwoorden die u nodig hebt te krijgen van het ondersteuningsteam van de leverancier. Ze moeten advies kunnen geven over de beste manier om hun oplossing binnen uw organisatie te implementeren en over mogelijke problemen die zich tijdens de implementatie kunnen voordoen. De leverancier moet ook trainingssessies verzorgen, zodat werknemers kunnen leren hoe ze de software effectief en efficiënt kunnen gebruiken.
Hier zijn enkele vragen die u de RPA-leverancier kunt stellen:
- Welke ondersteuning biedt de leverancier?
- Biedt u 24/7 ondersteuning?
- Wat is uw SLA (Service Level Agreement)?
- Is het via e-mail of telefoon?
- Hoe snel reageren ze op uw vragen?
- Wat voor opleiding krijg ik? Is het inbegrepen in mijn pakket of moet ik extra betalen?
U wilt er ook zeker van zijn dat er geen verborgen kosten zijn verbonden aan het gebruik van dit type oplossing. Sommige leveranciers vragen een maandelijks bedrag alleen voor toegang tot hun software. Of breng extra kosten in rekening als u extra functies of functionaliteit wilt toevoegen bovenop wat al is inbegrepen in hun basisproductaanbod (controleer dus alle voorwaarden zorgvuldig).
10. Bestuur
Governance moet niet worden verward met de algehele architectuur of het ontwerp van een RPA-platform. Het gaat er meer om hoe goed het platform presteert, hoe gebruiksvriendelijk het is en hoeveel inzicht u krijgt in de gehele bedrijfsvoering.
Governance is niets anders dan dashboards en monitoringmechanismen van uw RPA-oplossing.
Governance biedt u de mogelijkheid om al uw processen vanuit één dashboard te monitoren. Het helpt u de status van elk proces op elk moment met minimale inspanning te rapporteren. Als er knelpunten of problemen zijn in een proces, wordt u onmiddellijk gewaarschuwd om snel en efficiënt de juiste maatregelen te nemen.
Een dashboard voor goed bestuur zou het volgende kunnen weergeven:
- De prestaties van de oplossing meten specifieke statistieken zoals transactievolume, gemiddelde reactietijd, foutpercentages, enz.
- De prestaties van individuele processen of taken die door de softwarerobots worden uitgevoerd, kunnen worden gemeten met behulp van KPI’s zoals doorvoer, nauwkeurigheid, enz.
- De status van de huidige uitvoeringsstatus (bezig of voltooid) en eventuele fouten of uitzonderingen die mogelijk zijn opgetreden tijdens de uitvoering van het proces.
Afhaal
Het kiezen van een leverancier is een cruciale beslissing die rechtstreeks van invloed is op de toekomst van uw kredietvereniging. U moet de tijd nemen om uw opties te onderzoeken voordat u een definitieve beslissing neemt. Dit helpt ervoor te zorgen dat u de juiste leverancier selecteert en mogelijke problemen op de weg voorkomt.
Vraagt u zich af hoe u RPA kunt gebruiken om de productiviteit van uw team te verhogen en tegelijkertijd overheadkosten en bedreigingen te verminderen? Zuci is er om u te helpen, met ervaren experts die u door alle stadia van het implementeren van intelligente automatisering begeleiden.
Boek een demo om uw vragen te stellen en te bespreken hoe Zuci Systems kredietverenigingen mogelijk maakt met robotautomatiseringsoplossingen.
