Kosten van RPA-implementatie onderzoeken

Wat zijn de kosten van het implementeren van RPA?

Laten we eerst eens kijken naar de statistieken: volgens Deloitte investeren kleine tot middelgrote ondernemingen (KMO’s) tussen $4.000 en $15.000 voor één bot. Daarentegen kunnen grotere organisaties tot $20 miljoen uitgeven voor een uitgebreide RPA-oplossing met maximaal 500 robots. Deze schaal van automatisering heeft het potentieel om meer dan 1000 werknemers te vervangen en besparingen van meer dan 100 miljoen dollar op te leveren.

RPA is de echte gamechanger als het gaat om digitale transformatie, en daarom is het geen schok als grote organisaties grote bedragen investeren in het implementeren van RPA-oplossingen. Maar u moet een goed begrip hebben van “Hoe berekent u de kosten van de RPA-implementatie?

Voor een beter begrip zullen we het opsplitsen in drie secties:

1. Ontwikkelingskosten
2. Infrastructuurkosten
3. Onderhoudskosten

1) Ontwikkelingskosten

Natuurlijk is het niet mogelijk om een exact cijfer te geven voor de kosten van de RPA-implementatie, omdat deze variëren afhankelijk van de complexiteit van de processen en de leveringsmodus die u kiest (d.w.z. uitbesteden of insourcen). Om echter een beter inzicht te krijgen in de factoren die deze kosten beïnvloeden, volgt hier een uitsplitsing van enkele van de belangrijkste kostenoverwegingen.

Consultingkosten:

Voordat een organisatie van start gaat met de implementatie van RPA, zou ze op zijn minst met een RPA-expert moeten praten. Omdat overleg potentiële gebieden ontsluit en aanwijst waar je de RPA-bots maximaal kunt inzetten.

Dat gezegd hebbende, kunnen de consultatiekosten variëren afhankelijk van de verkoper die je kiest om te raadplegen.

Maar als u op zoek bent naar een pro bono sessie met een RPA expert, dan staan wij klaar om u te helpen, klik hier.

Trainingskosten:

Door bestaande medewerkers te trainen in de ontwikkeling van RPA kunnen organisaties gebruik maken van hun huidige bekendheid met de unieke processen en vereisten van de organisatie. Opleidingskosten omvatten verschillende componenten, waaronder het inschrijven van werknemers in RPA-ontwikkelingsopleidingsprogramma’s die worden aangeboden door RPA-leveranciers of externe aanbieders van opleidingen.

Het gaat ook om het aanschaffen van trainingsmateriaal, waaronder e-learningcursussen en trainingssoftware. Daarnaast kunnen er kosten verbonden zijn aan het inhuren van RPA trainers of instructeurs om de trainingsprogramma’s uit te voeren.

Implementatiekosten:

Zodra de RPA bots klaar zijn om ingezet te worden in de productieomgeving, brengt het proces extra kosten met zich mee voor processen als configuratie, integratie en coördinatie met andere systemen.

• Configuratie: Het aanpassen van de bots voor gebruik in de productieomgeving, waaronder het configureren van parameters, toegangscontroles en het implementeren van beveiligingsmaatregelen, brengt vaak kosten met zich mee.
• Integratie: Het bouwen van connectoren, API’s of scripts voor het mogelijk maken van naadloze gegevensuitwisseling tussen RPA bots en andere systemen brengt vaak ontwikkelingskosten met zich mee.
• Coördinatie: Om ervoor te zorgen dat RPA-activiteiten in lijn zijn met de algemene bedrijfsstrategie kunnen kosten verbonden zijn aan projectmanagers en coördinatoren.

Operationele kosten:

Maak een schatting van de lopende operationele kosten, zoals elektriciteit, monitoring en eventuele extra softwarelicenties of tools die nodig zijn voor het beheren en monitoren van uw RPA-omgeving.

Testkosten:

Testkosten zijn essentieel voor het verifiëren van de accurate en efficiënte functionaliteit van geïmplementeerde geautomatiseerde processen. Om ervoor te zorgen dat bots overeenstemmen met de gewenste doelstellingen, is het nodig om tests uit te voeren, wat gepaard gaat met uitgaven voor verschillende testtools, testgevallen/scripts en testgegevens.

2) Infrastructuurkosten

Voordat RPA bots worden ingezet, zijn er verschillende andere zaken die moeten worden geregeld, die verband houden met de basiselementen die moeten worden ondersteund bij de inzet en werking van RPA-processen.

Hier ontvouwen we de lijst,

Installatiekosten van services/virtuele machines:

RPA bots hebben computerbronnen nodig om te functioneren. Dit is inclusief kosten voor hostingdiensten of virtuele machines waarop de bots draaien. Infrastructuurkosten omvatten uitgaven zoals kosten voor clouddiensten, serveronderhoud en gegevensopslag.

Dit dekt de kosten voor het opzetten van de noodzakelijke computerinfrastructuur en diensten om RPA-bots effectief te laten werken. Het kan gaan om de aanschaf en configuratie van fysieke servers of virtuele machines, afhankelijk van het gekozen infrastructuurmodel.

Licentiekosten: Licentiekosten hebben betrekking op de aanschaf van softwarelicenties voor RPA tools en aanverwante technologieën. Deze licenties geven u het wettelijke recht om de RPA software te gebruiken en kunnen gebaseerd zijn op factoren zoals het aantal bots of gebruikers.

Kosten van RPA hulpmiddelen: Deze component omvat de directe kosten voor het aanschaffen van de RPA software en tools. De kosten kunnen variëren afhankelijk van het specifieke RPA-platform of de tools die u kiest, evenals het licentiemodel (bijv. licenties per robot of bedrijfsbrede licenties).

3) Onderhoudskosten

Het verhaal eindigt niet met de inzet van RPA-bots, maar het echte verhaal begint. Vervolgens moet de organisatie ervoor zorgen dat de huidige bots compatibel zijn met de huidige technologie of met nieuwe veranderingen die onlangs zijn doorgevoerd.

Laten we het uitsplitsen voor een beter begrip.

Schaalbaarheid en uitbreiding:

Naarmate uw organisatie groeit en uw automatiseringsbehoeften evolueren, moet u uw RPA-infrastructuur mogelijk opschalen en uitbreiden met nieuwe potentiële automatiseringsgebieden. Dit omvat het aanschaffen van meer botlicenties, infrastructurele upgrades en het uitbreiden van de integraties met andere systemen en applicaties om te voldoen aan nieuwe bedrijfsvereisten.

Upgrade en veranderingen in Bots:

Na verloop van tijd, wanneer RPA software zich ontwikkelt en uw bedrijfsprocessen veranderen, zult u updates moeten maken voor de RPA bots. Onderhoudskosten in verband met bot-upgrades en -wijzigingen kosten voor software-updates, procesverbeteringen enz.

RPA ROI-analyse

We hebben gehoord dat digitale transformatie een grote stap is naar een snellere en efficiëntere manier om je bedrijf uit te breiden. Rendement van beleggen is een metriek die wordt gebruikt om je winst te meten. Deze kan elke vorm aannemen en wordt hieronder in detail besproken.

Wat is de ROI van RPA?

RPA ROI, of Return on Investment, vertelt u of het gebruik van RPA-technologie in uw bedrijf het geld waard is. Er wordt gekeken of de voordelen van kostenbesparingen, beter werk, minder fouten en andere financiële voordelen opwegen tegen wat het kost om de RPA op te zetten en uit te voeren. In principe helpt het je om te zien of RPA goed is voor jouw bedrijf.

Laten we eens kijken naar de succescijfers van RPA.

• Kostenbesparingen ROI: Dit aspect van de ROI-analyse richt zich op de kostenreductie of kostenvermijding die wordt bereikt door RPA. Het omvat het berekenen van de besparingen in termen van lagere arbeidskosten, minder fouten en minimale operationele kosten. Met de vervanging van RPA zal er bijvoorbeeld een aanzienlijke impact zijn op de tijdsbesteding en de kostenreductie voor arbeidskosten.
• ROI op efficiëntie: Efficiëntie ROI kwantificeert de winst in termen van snellere voltooiing van taken, kortere verwerkingstijden en verhoogde productiviteit. Dit leidt tot een hogere verwerkingscapaciteit en snellere levering van uw services.
• Werknemerstevredenheid ROI: Werknemerstevredenheid ROI meet de voordelen van RPA in termen van verminderde burn-out, verhoogd moreel en hogere werktevredenheid omdat ze bezig zijn met meer uitdagende taken.

Hier is een voorbeeld:

Hoe RPA ROI berekenen?

Voordat u in de RPA ROI-formule springt, moet u misschien eerst vertrouwd raken met kleine berekeningen die nodig zijn voor onze formule. Er zijn vier maatstaven die essentieel zijn bij het meten van de ROI.

Automatiseringskosten (AC): Het zijn de kosten van de processen die door RPA-bots worden geautomatiseerd (Ontwikkelingskosten + Infrastructuurkosten + Onderhoudskosten).

Werknemerskosten (EC): Met automatisering van robotische processen bespaart u jaarlijks het aantal werkuren dat overeenkomt met een voltijdse werknemer (FTE) gedurende één jaar. De dollarwaarde van deze besparingen wordt berekend aan de hand van de totale jaarlijkse kosten van een VTE, die alle uitgaven omvatten, inclusief voordelen, belastingen, pensioenplannen en bijbehorende vergoedingen.

Waarde van foutreductie: De RPA bot draagt bij aan de gestroomlijnde werking van een bedrijf door operationele fouten op te sporen en te elimineren. Deze verbeteringen zijn duidelijk zichtbaar door de analysemogelijkheden van RPA.

Waarde van procesversnelling: Dit is de tijd die wordt bespaard bij het voltooien van een taak met RPA bots in vergelijking met de tijd die het handmatig kost.

Waarde van tijdkorrel (VTG) = (EC – AC)/AC x 100%

En tot slot de formule:

RPA ROI Calculator = [(VTG*AC + Waarde van procesversnelling + Waarde van foutreductie) – AC]/AC x 100%

Hier volgen enkele veelgestelde vragen (FAQ’s) met betrekking tot de kosten van de RPA-implementatie:

1. Hoe zijn RPA softwarelicenties geprijsd?

RPA softwarelicenties zijn vaak geprijsd per bot, per gebruiker, of per bot. Het prijsmodel kan per leverancier verschillen.

UiPath biedt bijvoorbeeld twee RPA-pakketten (exclusief het gratis proefpakket).

Pro-pakket: Dit pakket bevat 25 licenties, die toegang geven tot 1 bot, 1 bot zonder toezicht, 1 actiecentrum en 1 orchestrator, en is geprijsd voor $420 per maand.

Ondernemingspakket: Het Enterprise-pakket bestaat uit 100 licenties en breidt het aanbod van het Pro-pakket uit. Het bevat ook extra functies, zoals een onbekend aantal bots, om tegemoet te komen aan de grotere en complexere automatiseringsbehoeften van organisaties.

2. Welke factoren beïnvloeden de kosten van RPA softwarelicenties?

• Het aantal benodigde bots: Licentiekosten stijgen naarmate de vraag van een organisatie naar ingezette bots toeneemt.
• Complexiteit van automatiseringstaken: RPA-leveranciers kunnen hogere vergoedingen vragen voor bots die ingewikkelde of uitzonderlijk variabele processen moeten beheren.
• Schaalbaarheid en flexibiliteit van licenties: Bepaalde RPA-platforms bieden meer aanpasbare licentiekeuzes, waardoor organisaties hun automatiseringsmogelijkheden naar behoefte kunnen aanpassen.
• Type implementatie en de invloed ervan op de kosten: De keuze tussen on-premises en cloud-gebaseerde implementaties kan gevolgen hebben voor de licentie-uitgaven.

3. Kunnen de kosten van RPA in de loop van de tijd dalen naarmate de technologie volwassener wordt?

Ja, naarmate RPA-implementaties volwassener worden, worden de automatiseringsprocessen verfijnd, waardoor de efficiëntie toeneemt. Door een grotere nauwkeurigheid en de toepassing van gestandaardiseerde werkwijzen besparen organisaties tijd en middelen, omdat ze minder moeite hoeven te doen voor de ontwikkeling en het onderhoud van nieuwe automatiseringsoplossingen.

4. Wat is de gemiddelde terugverdientijd voor de implementatie van RPA?

De terugverdientijd van RPA kan aanzienlijk verschillen, waarbij veel organisaties mikken op een periode van 12 tot 18 maanden. De werkelijke duur varieert echter op basis van de unieke use cases en de omvang van de implementatie.

5. Kost RPA meer als je legacy software gebruikt?

Legacy systemen zijn vaak minder gestandaardiseerd en moeilijker om mee te integreren dan moderne, goed gedocumenteerde API’s. Deze integreren met RPA kan complex zijn en extra werk en aangepaste verbindingen vereisen. Dit extra werk kan de initiële implementatie duurder maken.

Het is echter belangrijk om op te merken dat niet alle RPA tools dezelfde mate van integratie-uitdagingen hebben met legacy systemen. Zo heeft UiPath zijn mogelijkheden uitgebreid met AI en API-beheer, waardoor het een goede keuze is voor het leveren van een soepele klantervaring op legacysystemen. Hoe gemakkelijk integratie is, hangt dus af van de specifieke legacy-systemen en het RPA-platform dat u kiest.

6. Zijn er open-source RPA-oplossingen die de licentiekosten kunnen verlagen?

Ja, er zijn open-source RPA-platforms beschikbaar, zoals UiPath Community Edition, Automation Anywhere Community Edition en andere, die een manier bieden om aan de slag te gaan met robotische procesautomatisering zonder de licentiekosten die gepaard gaan met commerciële RPA-platforms.

Maar er zit een addertje onder het gras: open-source RPA-oplossingen hebben schaalbaarheidsbeperkingen in hun gratis versies. Groeiende behoeften kunnen een overstap naar commerciële versies met licentiekosten vereisen.

Afsluiten

Het begrijpen van de kosten die gepaard gaan met de RPA-implementatie is een essentiële stap in het leren van het volledige traject van de RPA-implementatie. Het is niet zomaar een investering, maar een strategische stap naar meer efficiëntie, productiviteit en concurrentievoordeel. Door de kosten te onderzoeken, kunt u weloverwogen beslissingen nemen, uw RPA-strategie optimaliseren en de weg vrijmaken voor een toekomst waarin automatisering de hoeksteen van uw succes wordt.

Verken Zuci’s verzameling van levensechte RPA-verhalen, waar u kennis kunt maken met elke reis met hun opmerkelijke bedrijfsgroei.