Gebruiksscenario’s voor robotprocesautomatisering (RPA) in de gezondheidszorg

Bent u het ermee eens dat de klanten van vandaag technisch onderlegd en digitaal gedreven zijn? Nou, het is niet anders als het gaat om patiënten in de gezondheidszorg. Je hebt tenminste één gezondheidsgerelateerde app op je telefoon, toch? Dat is de wereld waarin we vandaag de dag leven.

Als de dingen aan de voorkant veranderen, is het duidelijk dat ook de dingen achter de schermen moeten veranderen om deze digitale verschuiving soepel te laten verlopen. Laten we er niet omheen draaien; RPA – Robotic Process Automation is een van de belangrijkste automatiseringstechnologieën die een integrale rol speelt in de digitale transformatie van de gezondheidszorg.

Wat is de rol van RPA in de gezondheidszorg?

Laten we eerst eens kijken wat RPA tot een geschikte kandidaat maakte voor de digitale transformatie in de gezondheidszorg.

Werknemers in de gezondheidszorg staan onder druk en staan onder grote druk van compliance-eisen en kostenbeperkingen in onzekere tijden. Dat is het moment waarop belanghebbenden in de gezondheidszorg zich realiseerden dat RPA – Robotic Process Automation een aanzienlijke verandering in de gezondheidszorgsector kan bewerkstelligen. En daar hadden ze geen ongelijk in.

33% van het werk uitgevoerd door zorgverleners kunnen worden geautomatiseerd.

Door RPA in de gezondheidszorg te integreren, kunnen organisaties een grotere efficiëntie bereiken door taken te automatiseren met behulp van vooraf gedefinieerde regels, gestructureerde gegevens en logica. Of het nu gaat om het beheren van gegevens, patiëntenzorg, planning of IT-helpdesks, RPA tools verhogen de productiviteit, verbeteren de patiëntresultaten en verhogen de medewerkerstevredenheid.

Voordelen van RPA in de gezondheidszorg

• Verlaag de administratieve kosten in de gezondheidszorg, aangezien RPA-bots alledaagse, repetitieve administratieve taken overnemen, waardoor de behoefte aan administratief personeel mogelijk tot op zekere hoogte wordt verminderd.

• Bereikt gegevensnauwkeurigheid door foutieve handen van mensen te vervangen door bots voor procesautomatisering, die gegevensconsistentie in alle systemen van de organisatie garanderen.

• Verhoogt de productiviteit van het personeel aangezien zorgpersoneel niet langer gebonden is aan alledaagse taken, waardoor ze zich kunnen concentreren op het aanpakken van complexe problemen die menselijk oordeel vereisen. Dit maximaliseert de personeelscapaciteit en verhoogt de algehele efficiëntie in de gezondheidszorg.

• Verbetert de patiëntervaring, aangezien zorgpersoneel hun waardevolle tijd aan patiënten kan besteden, hen meer persoonlijke aandacht kan bieden en effectiever aan hun behoeften kan voldoen.

Effectieve RPA-gebruiksscenario’s in de gezondheidszorg

1. Inkomstencyclusbeheer

Inkomstencyclusbeheer is een vervelende taak voor zowel betalers als aanbieders, met trage en inefficiënte processen die van invloed zijn op de productiviteit, de cashflow en, cruciaal, de patiëntervaring. RCM omvat het gehele betalings- en claimbeoordelingsproces voor het genereren van inkomsten, op basis van facturering op basis van vergoedingen voor diensten. Laten we eens kijken hoe RPA ermee omgaat.

•  Claimverwerking

Hoe lang kan een receptioniste stapels papier doornemen om patiëntgegevens te controleren, de medische geschiedenis zet de medische codes van de diagnose om en belt soms met hun respectievelijke verzekeringsmaatschappijen om te verifiëren of ze in aanmerking komen.

“72% claims afgewezen in 2020, waarschijnlijk vanwege administratieve fouten of papierwerkfouten.” – Familiestichting Kaiser

 RPA maakt dit lange ketenproces echter eenvoudig. Het vult autonoom verzekeringsvelden in met behulp van tools die gegevens extraheren uit elektronische medische dossiers (EPD’s), patiëntbeheersystemen of verzekeringsportals. De RPA-tools maken gebruik van data-extractietechnieken om de vereiste data-elementen nauwkeurig te identificeren en vast te leggen, waardoor handmatige gegevensinvoerfouten worden verminderd en het proces voor het aanmaken van claims wordt versneld.

•  Facturering en facturering

In vervolg op de claimverwerking werkt hier hetzelfde principe. U hoeft zich geen zorgen te maken over factureringsactiviteiten. Geloof me, niemand wil in de buurt van dat gebied zijn. RPA-bots valideren betalingen ontvangen van verzekeringsmaatschappijen, patiënten of derdebetalers. Ze kunnen inkomende betalingen matchen met de bijbehorende claims, patiëntenrekeningen bijwerken met betalingsgegevens en betalingen afstemmen op openstaande saldi.

2. Frontofficewerkzaamheden

• Afspraakplanning:

Een receptioniste die handig afspraken plant, hetzij via telefoontjes, hetzij handmatig, kost zoveel tijd en energie van de patiënt en de receptioniste. Bovendien moet de receptioniste soms herinneringen sturen, een nieuwe afspraak maken of zelfs annuleren.

In plaats van deze tijdrovende methode kunnen zorgaanbieders zelfplanningsopties creëren voor patiënten met bots, waarbij een patiënt autonoom zijn afspraak kan boeken via bots en contact kan maken met zorgprofessionals voor een vroege diagnose en behandeling. Om het effectiever te maken, kunnen zorgaanbieders deze bots gebruiken voor het rechtstreeks delen van zorgdossiers en gegevens met patiënt-ID’s, zodat kennis eenvoudig kan worden gedeeld.

“Ruim 60 procent van de consumenten verwacht online een zorgafspraak te kunnen wijzigen of plannen.” – MacKinsey

•  Patiëntgeschiktheid & Registratie:

De geschiktheid van patiënten is een sleutelfactor bij het beheer van de inkomstencyclus. Het is niet alleen een pre-registratieactiviteit, maar door gedurende het hele traject te controleren of u in aanmerking komt, kunt u het aantal afgewezen claims, gemiste betalingen en lange wachttijden op betaling verminderen. In feite is een verblijf in een ziekenhuis tegenwoordig niet goedkoper. Als u niet controleert of u in aanmerking komt, kunnen de kosten snel tot een onaanvaardbaar niveau stijgen.

Het gebruik van RPA-bots voor patiëntregistratie kan het hele proces doorlopen, waardoor taken zoals pre-registratie en verzekeringscontroles in een mum van tijd en zonder fouten worden geautomatiseerd. Ja, nu kunnen teams zich concentreren op productiever en bevredigender werk.

3. Beheer van klinische gegevens

•  Gegevensinvoer & validatie:

Hier is het niet alleen RPA, maar ook andere spelers zoals AI, machine learning en OCR. RPA bovenop deze technologieën kan een ecosysteem van intelligente documentverwerking creëren dat gemakkelijk informatie uit elk systeem en in elk formaat kan verzamelen en gemakkelijker toegang tot gegevens mogelijk maakt.

•  Gegevensinvoer & validatie:

Het is een grote verantwoordelijkheid om nauwkeurige gegevens op uw bord te hebben, vooral in de gezondheidszorg. Stel je voor dat je handmatig gegevens invoert in een groot aantal kolommen voor een nieuwe patiënt. Deze taak kost veel tijd en is belastend voor het personeel dat het herhaaldelijk alleen moet doen.

Dit is precies waar RPA naar uitkijkt: alledaagse, repetitieve, op regels gebaseerde taken. RPA-bots kunnen de taak snel en nauwkeurig voltooien zonder woeste handen te typen.

•  Medische codering:

Bij medische codering beoordelen handmatige codeerders nauwgezet de patiëntendossiers om de coderingsvereisten te bepalen en wijzen vervolgens handmatig codes toe met behulp van handboeken of coderingssoftware, een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Al deze stapsgewijze processen kunnen in één hand worden uitgevoerd met RPA-bots. Laten we eens kijken hoe?

Met behulp van vooraf gedefinieerde regels en algoritmen analyseren RPA-bots medische documentatie om diagnoses, procedures en behandelingen te identificeren, en wijzen ze automatisch de juiste codes toe uit gestandaardiseerde codesets. Er is meer aan de hand…

RPA-bots kunnen geautomatiseerde controles uitvoeren om gecodeerde informatie te valideren aan de hand van coderingsrichtlijnen, potentiële fouten of discrepanties markeren voor beoordeling door menselijke programmeurs en nauwkeurigheid en naleving garanderen.

Ontdek hoe onze RPA-services uw workflow en productiviteit radicaal kunnen veranderen

4. Apotheekactiviteiten

•  Medicijnen verstrekken:

Bij de medische verstrekking kunnen veel taken betrokken zijn, zoals het aannemen van medicatiebestellingen van voorschrijvers en zorgverleners, en het verpakken van medicijnen volgens receptspecificaties.

RPA stroomlijnt deze processen efficiënt. De procesautomatiseringsbots verifiëren de receptgegevens en genereren bestellingen. Bovendien automatiseert RPA het uitgifteproces, waardoor nauwkeurige etikettering en naleving van de regelgeving worden gegarandeerd.

•  Medicatieafstemming:

RPA-bots verzamelen automatisch medicatiegegevens uit verschillende bronnen, zoals EPD’s, apotheekdossiers en patiëntenlijsten. Vervolgens vergelijken ze dit met de geschiedenis van de patiënt om eventuele verschillen in namen, doseringen of toediening op te sporen. Er worden waarschuwingen gegenereerd voor zorgverleners om eventuele discrepanties aan te pakken en fouten te voorkomen.

5. Supply Chain en Management

• Voorraad bijhouden:

Traditioneel voorraadbeheer omvat handmatige gegevensinvoer, papierwerk en spreadsheets. Als klap op de vuurpijl hebben zorginstellingen te maken met medische benodigdheden, medicijnen en apparatuur, en elk van hen heeft specifieke opslag, vervaldata en hoe vaak ze worden gebruikt nodig. Proberen dat allemaal met de hand bij te houden is een grote hoofdpijn en maakt fouten waarschijnlijker.

RPA zorgt ervoor dat gegevensupdates actueel en in realtime plaatsvinden door handmatige gegevensinvoerfouten te elimineren. Bovendien kan het worden geïntegreerd met bestaande systemen, zoals elektronische medische dossiers (EPD’s) en supply chain management-software, om een naadloze gegevensstroom te garanderen en de gegevensintegriteit te behouden.

Welnu, de lijst met voordelen gaat verder omdat het de vraag kan voorspellen, bestelpunten kan optimaliseren, de vervaldata van medische benodigdheden en farmaceutische producten kan bewaken en volgen, tijdige meldingen kan verzenden om het gebruik van verlopen producten te voorkomen en geautomatiseerde waarschuwingen kan genereren voor lage voorraadniveaus.

• Orderbeheer:

Het is vergelijkbaar op het gebied van medicatieverwerking, maar hier gaat het om veel interactie tussen leveranciers, leveranciers en interne afdelingen. Rust volgt een soortgelijk patroon als bij de verwerking van medicijnen: het plaatsen van bestellingen, verificatie, routering, volgen en uitvoering.

Daarom kunnen RPA-bots bestelinformatie ophalen uit elektronische systemen of e-mails, bestellingen valideren op basis van vooraf gedefinieerde criteria en bestellingen naar de juiste afdelingen of leveranciers routeren voor uitvoering. Ze kunnen ook geautomatiseerde orderbevestigingen, statusupdates en leveringsmeldingen genereren om belanghebbenden gedurende de gehele levenscyclus van de bestelling op de hoogte te houden.

6. Personeelszaken

• Onboarding en offboarding van medewerkers:

Voor de onboarding van medewerkers kunnen RPA-bots taken automatiseren zoals het genereren en distribueren van welkomst-e-mails aan nieuw zorgpersoneel, het verzamelen en organiseren van papierwerk voor nieuwe medewerkers, het opzetten van accounts, het verlenen van toegangsrechten in verschillende systemen en het voorzien van nieuwe apparatuur.

Op dezelfde manier kan RPA voor de offboarding van medewerkers taken automatiseren, zoals het intrekken van systeemtoegang, het verzamelen van bedrijfseigendommen, het initiëren van exit-interviews en het bijwerken van HR-records.

7. Financiën en boekhouding

• Onkostenbeheer:

In de gezondheidszorg hebben werknemers te maken met enorme stapels rekeningen die verschillende kosten dekken, zoals consultkosten, medische rekeningen, receptkosten enz. Zoals u weet is financiën een riskant domein waar een simpele fout een enorme puinhoop kan veroorzaken. Ondanks de onvermijdelijkheid van menselijke fouten kunnen we het ons eenvoudigweg niet veroorloven dergelijke fouten over het hoofd te zien of te tolereren.

RPA stroomlijnt taken zoals gegevensinvoer, factuurverwerking en onkostenregistratie voor verbeterde nauwkeurigheid en efficiëntie. Bots automatiseren het vastleggen van onkosten, categoriseren en verifiëren van ontvangstbewijzen, waardoor fouten worden verminderd en financiële compliance wordt gewaarborgd. RPA vergemakkelijkt ook proactieve onkostenmonitoring en -analyse, waardoor gezondheidszorgorganisaties kostenbesparende mogelijkheden kunnen vinden en de financiële prestaties kunnen verbeteren.

8. Naleving en rapportage

• Naleving van de regelgeving:

We zijn compliance ook op veel andere gebieden tegengekomen. Deze opzettelijke nadruk is bedoeld om het belang van compliance als het gaat om de gezondheidszorg duidelijk te maken. Voor zorgorganisaties is het vasthouden aan de regels van de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) een groot probleem.

Laten we het hebben over de manier waarop RPA een cruciale rol speelt om ons aan de regelgeving te houden. RPA automatiseert repetitieve compliancetaken en zorgt voor consistente naleving van wettelijke vereisten. Het verbetert de efficiëntie in compliance-gerelateerde processen, zoals gegevensvalidatie, risicobeoordelingen en auditvoorbereidingen.

•  Kwaliteitsrapportage:

U moet inmiddels weten dat RPA-bots gegevens uit verschillende bronnen kunnen extraheren, wat zeer nuttig zal zijn voor het leveren van kwaliteitsrapportage. Het zorgt voor nauwkeurigheid, efficiëntie en naleving van wettelijke normen, waardoor realtime monitoring en tijdige identificatie van verbetergebieden worden vergemakkelijkt. Hierdoor kunnen zorgprofessionals zich concentreren op het analyseren van gegevens en het implementeren van interventies om de resultaten van de patiëntenzorg te verbeteren.

Afronding:

Het is inmiddels heel duidelijk dat RPA een haalbare technologiepartner is voor uw zorgorganisatie, omdat het niet uw hele systeemecosysteem zal ontwrichten en geen kwantificeerbare resultaten in uw handen zal opleveren. De wereld betreedt het “intelligentie”-tijdperk, hier kan RPA uw eerste stap zijn naar het volgende niveau. Wij kunnen u helpen uw automatiseringstraject probleemloos in kaart te brengen.

Praat met onze automatiseringsexperts, die meer dan ~ 25.000 uur ervaring achter de rug hebben .