Een ultieme gids voor robotprocesautomatisering (RPA)

Met de opkomst van nieuwe technologieën zijn de bedrijfsprocessen veel vereenvoudigd. Het transformeren van handmatige processen naar systematische, automatische processen verkleint de kans op fouten en verbetert de resultaten en efficiëntie. Een cruciaal voordeel van een dergelijke transformatie is het kostenvoordeel. Een van die efficiënte technologische vooruitgang die de afgelopen periode is waargenomen, is de automatisering van robotprocessen.

Robotic process automation wordt gezien als de implementatie van automatisering met behulp van machine learning en kunstmatige intelligentie die je kunt trainen om in de toekomst beslissingen te nemen. Sterker nog, volgens Research en markten, zal de wereldwijde markt voor robotprocesautomatisering naar verwachting groeien met een GACR van 32,8% tot $ 13,74 miljard in 2028. verder, een Het rapport van Deloitte Global RPA Survey suggereert dat 78% van degenen die RPA hebben geïmplementeerd naar verwachting hun investering in de komende drie jaar zullen verhogen.

RPA levert waarde en heeft een groot potentieel om bedrijven te ondersteunen, wat het begrijpen van de voordelen en toepassingen van RPA belangrijk maakt. Laten we daarom in dit artikel de details van de RPA, de voordelen en de verschillende toepassingen ervan onderzoeken.

In deze handleiding krijgt u een overzicht van:   

Wat is Robotic Process Automation (RPA)?

“RPA is een geavanceerde vorm van bedrijfsprocesautomatisering die taken kan registreren die door een mens op zijn computer worden uitgevoerd, en diezelfde taken vervolgens zonder menselijke tussenkomst kan uitvoeren. In wezen is het een virtuele robot-copycat.” –Marcel Shaw, Federaal Systeemingenieur bij Ivanti.

RPA is de toepassing van technologie die menselijke interactie nabootst en bedrijven helpt bij automatisering. Het wordt ook wel softwarerobotica genoemd en kan een reeks kleine taken uitvoeren, waaronder het extraheren van gegevens, het invullen van formulieren, het verplaatsen van bestanden, het uitvoeren van berekeningen, het uitvoeren van transacties, het activeren van reacties, enz. Het integreert en voert repetitieve handelingen uit via API’s en een gebruikersinterface (UI). interacties.

RPA-oplossingen automatiseren de uitvoering van talloze taken en transacties in verschillende softwaresystemen door scripts in te zetten die menselijke processen nabootsen. RPA wint terrein dankzij kostenbesparingen, het stroomlijnen van processen en het verbeteren van gebruikerservaringen. CIO’s en andere besluitvormers kunnen RPA gebruiken om hun digitale transformatie-initiatief voor hun werknemers te versnellen en hun werknemers een beter rendement op hun investering (ROI) te bezorgen.

Alle punten samenvattend, citeerde David Landreman, CPO van Olive,

In termen van de leek is RPA het proces waarbij een softwarebot een combinatie van automatisering, computervisie en machinaal leren gebruikt om repetitieve taken met grote volumes te automatiseren zijn op regels gebaseerd en triggergestuurd.

Op deze manier kan RPA een breed scala aan dagelijkse taken uitvoeren om waardevolle en efficiënte resultaten te bieden.

Laten we hier een voorbeeld bekijken om RPA te begrijpen.

Voorbeelden van robotprocesautomatisering (RPA)

Er zijn meerdere toepassingen van RPA. Van het bedrijfsniveau tot het dagelijks leven, meerdere applicaties gebruiken de RPA om diensten aan de klant aan te bieden en de menselijke werklast te verminderen. Hoewel er meerdere voorbeelden zijn van RPA in het dagelijks leven, worden de meest voorkomende hieronder weergegeven:

RPA in online winkelen

Een van de mooiste voorbeelden van RPA in het dagelijks leven is online winkelen. Online winkelen wordt gebruikt voor het kopen van alles, van basisboodschappen tot kleding en van sieraden tot gadgets. Bovendien neemt het aantal mensen dat online winkels bezoekt in een behoorlijk snel tempo toe. Maar het belangrijkste om te weten is dat het back-endproces van het online bestelsysteem wordt beheerd door Robotic Process Automation (RPA).

Zodra de bestelling is geplaatst, analyseert het RPA-systeem de variabelen om deze naar de bestaande repository te sturen. Dit wordt gedaan om de voorraad goed op peil te houden en de verzending van de bestelling naar de klant te verifiëren. Hoewel HR deze taken kan uitvoeren, wordt de kans op fouten verkleind als deze door de RPA worden afgehandeld. Met de RPA-oplossingen kunt u snel en efficiënt antwoord krijgen.

RPA in creditcardfunctionaliteiten

Als je financiële hulpmiddelen zoals creditcards in ogenschouw neemt, zou je op meerdere functies moeten reageren. Vanaf het indienen van de creditcardaanvraag, het verzamelen van alle benodigde documenten, het controleren van de inloggegevens, het voltooien van de verificatie, het genereren van verklaringen, het verzenden van rapporten of berichten, de afstemming en zelfs het opsporen van fraude. Al deze taken zijn, wanneer ze handmatig worden uitgevoerd, niet alleen omslachtig, maar vergroten ook de complicaties.

Het gebruik van op RPA gebaseerde software om dergelijke processen af te handelen kan veel helpen. Op basis van de door de klant aangeboden gegevens kan het systeem analyseren of u in aanmerking komt voor de kaart en de klant helpen de oplossing voor de vraag te vinden. Wanneer de klant in aanmerking komt voor de kaart, wordt bovendien alleen de kaart op zijn adres afgeleverd, waardoor de kans op vertragingen en retourzendingen wordt verkleind.

Werkproces van RPA

• Bouw automatiseringsscripts met low-code-mogelijkheden.
• Integratie van bedrijfsapplicaties
• Configuratie, monitoring en beveiliging maken deel uit van het beheerproces.

U kunt RPA ook integreren met de front-end applicaties. Hoewel RPA zeer efficiënt werkt met de back-end-integratie, onthult het gebruik van de RPA voor de front-end-integratie de echte waarde ervan.

Inderdaad, Antony Edwards, COO bij Eggplant , zei terecht:

Simpel gezegd, de rol van RPA is het automatiseren van repetitieve taken die voorheen door mensen werden uitgevoerd. De software is geprogrammeerd om repetitieve taken uit te voeren in applicaties en systemen. De software leert een workflow met meerdere stappen en applicaties.

RPA heeft toepassingen in verschillende industrieën en segmenten. Gericht op het stroomlijnen van de dagelijkse activiteiten en taken, zijn de belangrijkste sectoren waar u het gebruik van RPA kunt opmerken de volgende:

1] Detailhandel

Met de groei van de e-commerce-economie heeft er een grote verschuiving plaatsgevonden in de detailhandel. Het merendeel van de consumenten koopt liever online dan de winkels of winkels om hen heen te bezoeken. Een van de redenen achter deze keuze is een betere prijsstelling en een snel leveringsmodel. Door de backofficetaken soepel en efficiënt uit te voeren, biedt RPA hulp bij klantrelatiebeheer, magazijn- en orderbeheer, verwerking van klantfeedback en fraudedetectie.

2] Bankdiensten

Bankieren is een van de belangrijkste diensten die een grote verscheidenheid aan subsegmenten en diensten omvat. Van het openen van een bankrekening tot het oplossen van klantvragen, bij een bank worden meerdere handelingen afgehandeld. Met behulp van de RPA-automatiseringsoplossingen hebben verschillende grote banken ervoor gekozen om meerdere taken te automatiseren, waaronder klantonderzoek, het openen van rekeningen, het verwerken van aanvragen en het bijhouden van de strijd tegen het witwassen van geld. Het afhandelen van een groot aantal repetitieve en vervelende taken met behulp van een op regels gebaseerd proces helpt de activiteiten efficiënt te stroomlijnen.

3] Gezondheidszorgsector

De gezondheidszorg is een sector die gebaseerd is op nauwkeurigheid en compliance. Verschillende multigespecialiseerde ziekenhuizen gebruiken de RPA om hun processen en functies te stroomlijnen. Deze software is ontworpen om patiëntendossiers, claims, klantenondersteuning, accountbeheer, facturering, rapportage en analyses te optimaliseren, die van cruciaal belang zijn.

4] Verzekeringssector

Als het om de verzekeringssector gaat, zijn de meeste processen, zoals het afsluiten van een verzekeringspolis, het verlengen en het afhandelen van claims, repetitief. Deze taken zijn tijdrovend en langdurig als mensen ze verwerken, wat tot fouten leidt. De RPA-automatiseringssoftware kan op efficiënte wijze alle processen beheren die verband houden met claimverwerking, naleving van de regelgeving, polisbeheer en acceptatietaken.

5] Klantenservicesector

Klantenzorg is een branche die service biedt aan elk segment. De callcenters en BPO’s profiteren in een vrij hoog tempo van de RPA. Robotachtige procesautomatisering is een haalbare optie voor BPO’s als het gaat om op regels gebaseerde overtollige arbeid. Leidinggevenden in de klantenservice werken in een datagedreven omgeving. De kritische gegevens van klanten worden verzameld en er worden conclusies getrokken. RPA stroomlijnt het hele proces, bespaart tijd en geld en biedt klanten een betere en snellere service. Ook outsourcers en klanten zullen hiervan profiteren.

6] Productiesector

De productie-industrie gebruikt machines om de producten te produceren en te verpakken om de eindgebruikers te bereiken. Het proces is gebaseerd op een vooraf gedefinieerde reeks regels en procedures die in de computer worden ingevoerd. Daarom hebben veel productieorganisaties hun productie-eenheden verplaatst naar geautomatiseerde softwarebots als gevolg van robotprocesautomatisering. Automatisering heeft geresulteerd in aanzienlijke kostenbesparingen op het gebied van productassemblage, kwaliteitscontrole, verpakking en back-endprocedures.

7] Telecommunicatiesector

Een andere sector die gebruik maakt van de RPA is de telecommunicatie. Snelheid, betaalbaarheid en technologie zijn de drie belangrijkste criteria voor een telecomaanbieder. De mogelijkheid om backofficeprocedures te automatiseren zorgt ervoor dat het personeel zich kan concentreren op belangrijkere activiteiten, omdat het niet meer nodig is om overtollige taken uit te voeren. Met RPA kunnen softwarebots snel toegang krijgen tot gegevens, waardoor telecomagenten al bij het eerste gesprek aan de eisen van de consument kunnen voldoen in plaats van meerdere vervolggesprekken te moeten voeren.

8] Human Resources-sector

De HR-afdeling van elke organisatie is belast met het beheer van het personeel en de daaraan gekoppelde processen. Een robuuste personeelsafdeling zorgt voor een tijdige onboarding, management en een bevredigend personeelsbestand. Het handmatig beheren van de gegevens gekoppeld aan personeel is behoorlijk langdurig en tijdrovend. Het kan leiden tot fouten die tot ontevredenheid bij de medewerkers kunnen leiden. HR-functies zoals onboarding en offboarding, het bijwerken van werknemersinformatie, het beheren van hun contactgegevens, het maken van contracten en het indienen van urenstaten kunnen worden geautomatiseerd met RPA.

9] Sector Supply Chain Management

Om elk bedrijf of elke branche effectief en zonder fouten te kunnen laten functioneren, is het belangrijk om over een constante aanvoer van middelen te beschikken. Dit is waar de supply chain management-service van pas komt. RPA kan helpen bij het automatiseren van de activiteiten die verband houden met inkoop, levering, bestelling, betaling, voorraadbeheer, het volgen van verzendingen, retourbeheer en het indienen van rapporten. Dit kan de efficiëntie verbeteren en het bedrijf helpen betere winsten te behalen.

10] Onderwijssector

Last but not least kan de onderwijssector RPA gebruiken en er meerdere voordelen uit halen. RPA kan worden gebruikt om de studenten- en personeelsgegevens te beheren en prestaties bij te houden. Bovendien kan de voorbeeldige implementatie van RPA ook helpen bij het bijhouden van de betalingen van studiegelden, de salarisadministratie, gegevens gekoppeld aan examens en zelfs nieuwe inschrijvingen en aanwervingen, wat erg nuttig is.

Wat zijn de voordelen van RPA

Organisaties raken geïnteresseerd in robotprocesautomatisering (RPA). Het verhoogt de inkomsten, maar verhoogt ook de productiviteit van het personeel. RPA kan ook de efficiëntie van het bedrijf verbeteren.

De belangrijkste voordelen van de RPA zijn als volgt:

1] Verhoogt de productiviteit

Het primaire doel van de implementatie van de RPA-tool is het optimaliseren van routinetaken. Het automatiseren van alledaagse en repetitieve menselijke taken met behulp van het robotachtige, automatische proces kan de productiviteit van werknemers verbeteren. Werknemers kunnen zich meer concentreren op klant- en klantbetrokkenheid, relatiebeheer en andere gebieden waar mensen van nature uitblinken, omdat RPA hen bevrijdt van eentonige klusjes. Klanten en klanten die tevreden zijn, betekenen meer omzet voor u.

2] Foutloze naleving

Elk bedrijfsproces moet aan compliance voldoen. Bij uitvoering door mensen zijn de kansen op nauwkeurigheid en kwaliteit bij repetitieve taken relatief laag. Dit kan problemen met de prestaties en resultaten veroorzaken. Aan de andere kant kan RPA 24/7 probleemloos functioneren. Volgens de Deloitte Global RPA Survey RPA voldeed aan of overtrof 85% van de verwachtingen van de respondenten op het gebied van nauwkeurigheid, tijdigheid en flexibiliteit. RPA’s zijn betrouwbaar, stabiel en kunnen voor onbepaalde tijd werken. Als gevolg hiervan maximaliseert RPA de capaciteit van de organisatie door de mogelijkheden te optimaliseren.

3] Vereist minder codering

De gebruiker hoeft geen codeerder van hoog niveau te zijn om de RPA te gebruiken. Als de gebruiker op de hoogte is van de drag-and-drop-functies in gebruikersinterfaces, kan de ontwikkelaar eenvoudig niet-technisch personeel inschakelen voor de RPA-bewerkingen. Dus wanneer het bedrijf uitbreidt en naar nieuwe segmenten verhuist, is het gebruik van RPA een gemakkelijke taak.

4] Zorgt voor ROI

Mensen kunnen slechts een bepaald aantal uren per dag besteden; hun efficiëntie is beperkt. RPA-software daarentegen kan eindeloos werken zonder dat er rust of pauze nodig is. Er zijn geen ziektedagen of vakanties nodig. Het is 24*7, 365 dagen per jaar beschikbaar. Eén RPA-robot kan evenveel werk uitvoeren als twee tot vijf fulltime medewerkers handmatig kunnen doen. Omdat RPA de teamwerkdruk vermindert, kunt u werknemers overbrengen naar andere hoogwaardige taken waarvoor menselijke betrokkenheid vereist is, wat resulteert in een hogere productiviteit en ROI.

5] Bespaart op kosten

De meerderheid van de bedrijven maakt zich zorgen over de kosten. Hoe lager de kosten, hoe hoger de winst die wordt gegenereerd. Het inzetten van personeel voor repetitieve taken verhoogt de terugkerende kosten, terwijl u met behulp van de RPA deze kosten tot een respectabel bedrag kunt terugbrengen. Volgens een rapport van EY, RPA kan 20% tot 60% besparen op de kosten van een fulltime medewerker voor financiële dienstverlening. Als RPA een deel van de arbeidsintensieve taken van mensen overneemt, zou dit het bedrijf ten goede kunnen komen. Automatisering kan u helpen de investering in korte tijd terug te verdienen, en dan draait het allemaal om de winst.

6] Verbetert klantervaringen

De grootste uitdaging voor bedrijven is om aan de eisen van de klant te voldoen en hen een vlotte dienstverlening aan te bieden. Vertraging bij het aanbieden van klantenservice of het beantwoorden van hun vragen kan leiden tot negatieve publiciteit. Het gebruik van de RPA kan dit probleem oplossen. Klant- en klantgeluk stijgt door hogere werkkwaliteit, accuratesse en verbeterd klant/klantcontact. Wanneer alledaagse, repetitieve taken worden gedelegeerd aan bots, heeft het personeel meer tijd om te reageren op vragen van klanten. Ze kunnen de wachttijden voor consumenten verkorten. Dit draagt alleen maar bij aan de goodwill van het bedrijf.

7] Gebruik intelligente automatisering

AI is datagedreven, terwijl RPA procesgedreven is. AI-bots gebruiken machine learning om patronen of sets in gegevens te ontdekken, met name ongestructureerde gegevens, en leren in de loop van de tijd. Daarentegen kunnen RPA-bots alleen de processen volgen die door een eindgebruiker zijn ingesteld. RPA en AI werken daarentegen goed samen. RPA kan profiteren van AI om processen vollediger te automatiseren en meer gecompliceerde use-cases af te handelen. Met RPA kunnen AI-inzichten ook sneller worden geïmplementeerd dan wachten op handmatige implementaties. Dit heeft het potentieel om de schaal van prestaties en bruikbaarheid te vergroten.

8] Ondersteunt het moreel van de werknemers

De belangrijkste hulpbron voor elk bedrijf is human resources. Wanneer de werknemers ontevreden zijn, of hun moreel laag is, is de kans op een hoog niveau van voordelen en productiviteit laag. Mensen zijn gevoelig voor fouten bij het werken voor een langere periode of bij het uitvoeren van repetitieve en zware taken. Om grote efficiëntie in de bedrijfsvoering te bereiken, moet u het risico op fouten elimineren. U kunt routinematige zakelijke procedures eenvoudig automatiseren met RPA. Werknemers worden verlost van vervelende en repetitieve banen. Dit stelt hen in staat zich te concentreren op strategische activiteiten die hun tijd en moeite waard zijn, wat leidt tot groei en welvaart. Het geluk van werknemers wordt verbeterd door deze verschuiving in werkgelegenheid.

9] Vergroot de flexibiliteit

Bedrijven hebben liever flexibiliteit in hun bedrijfsvoering. Door eenvoudige wijzigingen aan te brengen in het bestaande proces, kan het bedrijf gemakkelijk schaalvoordelen behalen. Het bedrijf kan zorgen voor meer flexibiliteit door het personeel toe te staan zich te concentreren op meer strategische en kritieke operaties, terwijl de RPA de repetitieve en alledaagse taken afhandelt. Aangezien RPA vele functies kan ondersteunen om de bedrijfsdoelstelling te helpen bereiken en zelfs onvoorspelbare situaties te beheren, wordt de flexibiliteit vergroot.

10] Verstoort het bestaande systeem niet

RPA is zo ontworpen dat het het bestaande bedrijfsproces ondersteunt zonder enige verstoring of hindernis te veroorzaken. Het kan werken met de bestaande modules en kan het personeel ondersteunen. Tegelijkertijd vrezen veel medewerkers dat de implementatie van RPA een verlies voor hen kan zijn, maar dit is niet waar. Een onderzoek in opdracht van UiPath en uitgevoerd door Forrester Consulting suggereert dat ongeveer 57% van de werknemers tevreden is met RPA en bevestigt een toename van de betrokkenheid. Geen verstoring van het bestaande systeem verbetert het moreel van de werknemers en verhoogt de productiviteit.

11] Hoog beveiligingsniveau

Robotic process automation (RPA) bots zijn geprogrammeerd om gespecificeerde taken uit te voeren. Er is weinig kans dat gegevens van de ene naar de andere kant lekken, omdat Robotic Process Automation op zo’n gedetailleerd niveau werkt. Alle toegang tot gegevens wordt zoveel mogelijk gedocumenteerd en gecontroleerd. RPA-implementatie vereist ook een personeelsbestand dat in staat is om zowel mensen als machines te beheren (en te controleren). Het creëert meer banen dan het vernietigt, zoals bij elke nieuwe technologie.

12] Betere analyses

Verbeterde analyses zijn een van de meest tastbare commerciële voordelen van robotprocesautomatisering. RPA kan bedrijven helpen essentiële gegevens te verzamelen, zodat ze betere beslissingen kunnen nemen. Voorbeelden zijn cyclustijden, werkvolumepatronen, fouten en uitzonderingen. U kunt uw product/dienst voor de doelmarkt verbeteren met betere analyses. Met RPA kunt u uw bedrijfsprocessen verder stroomlijnen voor maximale efficiëntie.

Verschil tussen RPA en intelligente automatisering

Een van de belangrijkste vragen is het verschil tussen RPA en Intelligente Automatisering. Medewerkers kunnen zich concentreren op creatiever en inventiever werk met de ondersteuning van intelligente procesautomatisering en robotprocesautomatisering. Dit weerspiegelt dat het fundamentele doel van beide hetzelfde is. IA wordt meestal verward met RPA, maar dat is niet waar. U kunt RPA implementeren op IA-platforms, maar het is niet vereist om RPA te laten werken.

RPA verwijst naar technologische tools en methoden die de voltooiing van tijdrovende taken automatiseren en versnellen. Dit zijn doorgaans op regels gebaseerde, terugkerende en eenvoudige taken. Omdat de systemen zijn geprogrammeerd om aan een nauwkeurige reeks regels te voldoen, kan RPA soms een uitdaging zijn.

Hier komt intelligente automatisering om de hoek kijken. Als RPA niet genoeg is, wordt IA toegevoegd, waardoor het systeem ingewikkelde procedures kan voltooien met AI-redenering en besluitvormingsmethodologieën. IA maakt gebruik van kunstmatige intelligentietechnologie om menselijke intelligentie te repliceren, waardoor de tools en technieken worden geboden die nodig zijn om complexe taken uit te voeren die nadenken, oordeelsvermogen, besluitvorming en analyse vereisen.

Met andere woorden: IA is de geavanceerde vorm van RPA. Het combineert een groot aantal technologieën zoals Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning (ML), Natural Language Generation (NLG), Natural Language Processing (NLP), Structured Data Interaction (SDI), AI-Decision-systemen, Chatbots en meer .

Hoewel RPA en IA beide de meest geavanceerde technologieën zijn die helpen de processen te stroomlijnen en de functies te automatiseren. IA is gunstiger voor complexere en geïntegreerde taken met een innovatief proces dat de efficiëntie verbetert en de middelen optimaliseert. Wanneer een taak gebaseerd is op een reeks regels en repetitief is, is RPA de juiste keuze om verder te gaan. Deze twee technologieën kunnen weliswaar verschillend zijn, maar zijn de drijvende krachten die bedrijven helpen het toppunt van succes te bereiken.

We hebben hier in deze blog meer verschillen tussen RPA en Intelligent Automation besproken.

Hoe kan RPA worden geïmplementeerd

Een van de beste opties om op uw digitale transformatiepad te implementeren is robotprocesautomatisering (RPA). Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat elke stap oordeelkundig wordt gevolgd om de RPA te implementeren. De belangrijkste stappen bij de implementatie van de RPA zijn als volgt:

1] Maak een lijst met processen die u wilt automatiseren

Het eerste dat u moet doen, is een lijst maken van alle processen die moeten worden geautomatiseerd. De selectie van de processen moet gebaseerd zijn op een goede strategie en het prioriteren van de activiteiten die zullen helpen een betere ROI te bereiken en die complex zijn. Houd er rekening mee dat niet alle processen geschikt zijn voor RPA.

2] Haalbaarheidsanalyse

De volgende stap is het uitvoeren van de haalbaarheidsanalyse. De diepgaande analyse van de RPA-implementatie in termen van verwachte kosten en resultaat is belangrijk. Een goed onderzoek en een goede technische analyse zorgen ervoor dat het bedrijf schaalvoordelen behaalt door de RPA te implementeren.

3] Stel het plan op

Zodra de haalbaarheidsanalyse is uitgevoerd, is het tijd om het plan op te stellen. Op basis van de uitkomst van de analyse moet het te automatiseren proces worden ingedeeld. De processen die niet goed zijn geoptimaliseerd of gestructureerd, moeten worden geherstructureerd voordat verder wordt gegaan met de RPA-implementatie.

4] Ga verder met het ontwikkelingsproces

Zodra het plan is opgesteld, is de volgende stap het verdergaan met het ontwikkelingsproces. Kom in contact met een RPA-expert die u op de juiste manier kan begeleiden bij het ontwerpen van de te implementeren tool of software. Omdat elke RPA verschillende mogelijkheden en functionaliteiten heeft, is het werken aan een goed gedefinieerde RPA-workflow cruciaal.

5] Test het RPA-proces

Voer uitgebreide tests uit om de prestaties in alle mogelijke scenario’s te onderzoeken en fouten te identificeren wanneer de procedure wordt uitgevoerd. Stuur eventuele prestatie- of bugproblemen ter oplossing naar het ontwikkelingsteam.

6] Bevestig en stel RPA in

Zodra de eerste tests zijn voltooid en de wijzigingen zijn aangebracht, moet u opnieuw testen. Zodra de tests zijn bevestigd, kunt u doorgaan met de implementatie van de RPA-oplossing. Het garanderen van een soepele implementatie is essentieel om efficiënte prestaties op de lange termijn te garanderen.

Uitdagingen van RPA

Hoewel de voordelen en toepassingen van RPA behoorlijk enorm zijn, kan men niet ontkennen dat er ook enkele inclusieve uitdagingen zijn. Organisaties onderschatten vaak de tijd en kosten van het implementeren van RPA. Volgens een Wereldwijd RPA-onderzoek van Deloitte, verklaarde 63% van de respondenten dat hun verwachtingen met betrekking tot de implementatietijd niet waren vervuld, en 37% zei dat het niet voldeed aan hun verwachtingen met betrekking tot de implementatiekosten. Evenzo zijn er meerdere uitdagingen waarmee de RPA wordt geconfronteerd, namelijk de volgende:

1] Organisatiecultuur

Organisatiecultuur bestaat uit het werkproces, regels en personeel. Een van de grootste uitdagingen bij de implementatie van de RPA is de weerstand op basis van de organisatiecultuur. Het ontbreken van een leer- en innovatiecultuur zal bij het bestaande personeel angst creëren voor de RPA, wat een grote uitdaging is voor een vlotte toepassing.

2] Schaalbaarheid

Schaalbaarheid is een van de grootste uitdagingen bij de implementatie van RPA. Hoewel de RPA-oplossingen eenvoudig te installeren zijn, kan het beheer soms lastig zijn. Het gebrek aan de juiste middelen en personeel om de RPA-activiteiten te beheren, vormt een uitdaging op het gebied van schaalbaarheid.

3] Gericht op korte termijn doelen

De meeste RPA-oplossingen zijn ontworpen om kortetermijndoelen en -resultaten te behalen. Maar wanneer een bedrijf op zoek is naar een langetermijnoplossing, kan RPA een uitdaging zijn. Het vereist multi-channel platforms met gecompliceerde workflows die regelmatig moeten worden herzien en geoptimaliseerd.

4] Mogelijkheidsprobleem

RPA-tools en de oplossingen zijn inderdaad zeer geavanceerd en goed ingeburgerd. Maar als het om complexe processen gaat, biedt RPA beperkte mogelijkheden. Door het gebruik van AI en andere technische opties met RPA zal een geavanceerde vorm van RPA worden bereikt, bekend als AI, die iets geavanceerder is. Er is sprake van een capaciteitsprobleem wanneer er een gebrek is aan bekwame middelen om de RPA af te handelen.

5] Uitdagingen op het gebied van beveiliging en privacy

RPA kan bots gebruiken om met persoonlijk identificeerbare informatie te werken, onderworpen aan de privacyregelgeving. Teams moeten garanderen dat deze informatie wordt behandeld volgens de lokale wetgeving inzake gegevensbescherming. RPA-bots hebben mogelijk toegang nodig tot gevoelige gegevens om hun taken te kunnen vervullen. Bedrijven lopen een extra veiligheidsrisico als ze worden gecompromitteerd.

6] Verkeerd gebruik van automatisering

Een grote uitdaging die de adoptie van RPA belemmert en de ROI verlaagt, is het identificeren van de verkeerde gebruiksscenario’s voor automatisering. Een onjuiste selectie van use cases zal de juiste implementatie van RPA niet moeilijk maken, maar zal ook ongewenste kosten met zich meebrengen. Daarom is het van cruciaal belang dat u pleit voor een proof of concept voordat u verder gaat met automatisering.

RPA-gebruiksscenario’s

RPA stelt bedrijven in staat repetitieve taken te automatiseren die regelmatig worden uitgevoerd. RPA bespaart tijd en kosten en biedt het personeel de mogelijkheid om aan betere en strategische projecten te werken en nieuwe vaardigheden te leren die nodig zijn in de competitieve omgeving. De belangrijkste gebruiksscenario’s van de RPA die de toepassing ervan en het hoge niveau van bruikbaarheid voor de organisaties definiëren, zijn als volgt:

1] Factuur verwerken

Bedrijven hebben meestal veel facturen die op tijd moeten worden verwerkt om een goede betalingscyclus te garanderen. Omdat het een repetitieve handmatige taak is, is de kans op fouten vrij groot. Uitstel van betaling kan de levering van goederen en diensten belemmeren en het bedrijfsimago beïnvloeden. Het gebruik van RPA kan de lasten van papieren factuurverwerking verminderen. Het kan de gegevens verzamelen, analyseren, eenvoudig scheiden en waardevolle informatie aan het bedrijf aanbieden. RPA kan het end-to-end factuurverwerkingsproces automatiseren en de noodzaak voor menselijke tussenkomst verminderen.

2] Prijsvergelijking

Bulkaankoop is een onderdeel van het bedrijf. De kosten van de gekochte artikelen hebben invloed op de productiekosten en winst. Bedrijven doen weliswaar onderzoek, maar het is tijdrovend en langdurig. Maar door RPA-oplossingen te gebruiken om de prijs, kwaliteit en leveringsschema’s van verschillende leveranciers te vergelijken, kunnen bedrijven de beste middelen krijgen tegen de meest betaalbare prijs.

3] Gegevens extraheren in meerdere formaten

Gegevens zijn beschikbaar in meerdere formaten. Professionals die zich bezighouden met gegevensinvoer hebben moeite met het lezen van de gegevens en het invoeren ervan in het systeem. Hoewel optische tekenherkenningstechnologie beschikbaar is om te helpen, is het proces nog steeds tijdrovend. RPA kan de hele procedure automatiseren en helpen bij het verzamelen en opslaan van gegevens van meerdere bronnen. Werknemers besteden 10% tot 20% van hun tijd aan dit soort recitatieve computerklusjes. Met RPA kunt u tijd besparen en deze beter benutten.

4] Consumentengegevens opslaan

De consumentengegevens die verband houden met welke branche dan ook zijn behoorlijk hoog. RPA kan helpen met het sorteren, rangschikken, opslaan en ophalen van de gegevens wanneer dat nodig is. De consumentengegevens kunnen indien nodig door de vertegenwoordigers worden opgevraagd, wat nuttig kan zijn bij het aanbieden van diensten aan de klanten. Omdat RPA nauwkeuriger is dan mensen, zijn de oplossingen nauwkeuriger.

5] Verkooporders

Het is belangrijk voor online platforms dat het besteloverzicht in het juiste formaat staat. Bovendien hebben verkoopvertegenwoordigers toegang nodig tot de verkoopgegevens om de klanten te kunnen helpen. Al dit werk is behoorlijk uitgebreid en tijdrovend. RPA kan procedures zoals het invoeren van verkooporders, facturering en meer automatiseren om verkoopactiviteiten van begin tot eind te voltooien. Het helpt bij het onderhoud van een database door dubbele gegevens te verwijderen, de klantervaring te verbeteren en het plezier van uw verkoopmedewerkers te vergroten door alle tijdrovende klusjes te elimineren.

6] Snelle terugbetalingen verwerken

De naam van het bedrijf hangt af van de kwaliteit van de dienstverlening die het biedt. Een dergelijke service omvat de verwerking van terugbetalingen. In het geval van een retourzending van een bestelling, moet de terugbetaling worden verwerkt nadat alle inloggegevens van de geretourneerde bestelling zijn gecontroleerd. Meestal gaan retourorders gepaard met klachten die een vrij grote hoeveelheid gegevens genereren. Het RPA-systeem kan al deze gegevens gemakkelijk en efficiënt verwerken. Het kan redenen bijhouden en zelfs het bedrijf markeren in het geval van meerdere terugbetalingsverzoeken die aan een product zijn gekoppeld. Op deze manier kunnen bedrijven ook een positieve reputatie opbouwen.

7] Werving stroomlijnen

Het lijdt geen twijfel dat het wervingsproces langdurig en passief is. Van het uitnodigen van cv’s tot het sorteren ervan en vervolgens het interviewen van de kandidaten en het spotten van de besten om een aanbieding te doen, het proces vergt veel middelen en tijd. Robotic Process Automation kan ook helpen bij werving, waardoor het proces enorm wordt versneld. Het systeem kan cv’s uit verschillende bronnen halen, hun waarde beoordelen, spam of ongewenste applicaties en andere variabelen eruit filteren. Dit kan het wervingsproces aanzienlijk versnellen.

8] Salarisverwerking automatiseren

Salarisverwerking is inderdaad een maandelijks terugkerende taak. Het HR-team regelt dit, maar het handmatig beheren van de salarisadministratie kan fouten en problemen veroorzaken wanneer het personeelsbestand omvangrijk is. Dit kan ook leiden tot vertragingen bij de verwerking van het salaris aan het personeel, waardoor een leger van ontevreden personeel ontstaat. RPA kan urenstaten valideren, inkomsten laden, inhoudingen doen en de consistentie van werknemersgegevens in verschillende systemen verifiëren. Het kan ook het genereren van salarisstroken, voordelen en vergoedingen automatiseren. RPA kan de salarisadministratieprocessen van begin tot eind automatiseren om inconsistenties en vertragingen te elimineren.

9] HR-informatie verwerken

Human resources is een van de meest prominente afdelingen van elk bedrijf. Het verwerken van HR-informatie kan soms een vervelende en langdurige taak zijn die enorm veel tijd kan kosten. Het RPA-systeem kan alle gegevens verzamelen en ordenen die uw HR-afdeling nodig heeft. RPA kan gegevens zoals personeelsgeschiedenis, salarisadministratie, vergoedingen en opleidingsniveau filteren en opslaan. Het kan alle dagelijkse verantwoordelijkheden aan, waardoor uw HR-personeel zich kan concentreren op de menselijke kant van de zaak.

10] Klantenservice

RPA wordt veel gebruikt in het klantenservicesegment. Het gebruik van de RPA-bots om te reageren op algemene vragen van klanten kan het bedrijf helpen. Het kan de doorlooptijd en kosten verminderen en de klanttevredenheid verhogen. Bovendien, wanneer klanten hun generieke vragen kunnen laten oplossen met behulp van een bot, kan de wachttijd in een wachtrij wordt verkort. Hierdoor kunnen de medewerkers van de klantenservice ook specifieke en meer cruciale vragen behandelen, waardoor de klanttevredenheid toeneemt.

Hoe de ROI van RPA-investeringen berekenen?

Wanneer RPA correct wordt geïmplementeerd, kan het een hoge ROI opleveren. Voordat u de ROI van RPA-investeringen berekent, is het belangrijk om te begrijpen dat er meerdere manieren zijn om naar de RPA-voordelen te kijken. Van financiële voordelen tot verschillende immateriële voordelen, zoals de motivatie van werknemers of de alternatieve kosten van fouten die worden vermeden door RPA te gebruiken.

Er is een eenvoudige ROI-formule. Alleen is het lastig om het toe te passen op RPA. U berekent de ROI door de initiële investeringswaarde af te trekken van de uiteindelijke investeringswaarde. Dit wordt het netto rendement genoemd. Het nettorendement wordt vervolgens gedeeld door de investeringskost vermenigvuldigd met 100. Om deze formule toe te passen om de ROI op RPA-investeringen te berekenen, zijn hier de dingen die u eerst moet berekenen:

1] Automatiseringskosten (AC)

Er zijn vier statistieken betrokken bij de kosten van de RPA. Het omvat de kosten van de RPA-oplossing, de kosten van de toegevoegde infrastructuur, de kosten van de ontwikkeling van de oplossing en de kosten van het lopende onderhoud.

2] Personeelskosten (EC)

De volgende maatstaf die moet worden berekend, zijn de personeelskosten. U hebt een jaar lang het equivalent van de tijd van een voltijdse werknemer (FTE) bespaard door een bedrijfsproces te automatiseren. De “volledig geladen” jaarlijkse kosten van een FTE worden gebruikt om de dollarwaarde van het rendement te berekenen. Voordelen, belastingen, pensioenregelingen en andere vergoedingen zijn allemaal volledig geladen tijdens de looptijd.

3] Value of Error Reduction

Door operationele fouten uit te filteren, helpt de RPA-bot bij de efficiënte werking van een bedrijf. Deze wijziging kan eenvoudig worden geïdentificeerd met behulp van de uitstekende analysemogelijkheden van RPA.

4] Waarde van procesversnelling

Het is de tijd die nodig is om de reeks taken van RPA te voltooien. Dit is de verkorte tijd nadat RPA is geïmplementeerd in vergelijking met het handmatige proces.

5] Waarde van tijdwinst (VTG)

Afgezien van onmiddellijke tijd- en arbeidskostenvoordelen, is het een belangrijk onderdeel. Een eenvoudige formule wordt gebruikt om het te berekenen.

Zodra deze basisaspecten zijn berekend, kan het bedrijf verder gaan met de calculator van de ROI door de volgende formule te gebruiken:

RPA ROI Calculator = [(VTG*AC + Waarde van procesversnelling + Waarde van foutreductie) – AC]/AC x 100%

Waar,

VTG = (EC – AC)/AC x 100%

AC = Kosten van de processen uitgevoerd door bots

EC = Kosten van de processen uitgevoerd door medewerkers

Afsluiten

Automatisering is een van de belangrijkste aspecten waarop elk bedrijf zich moet concentreren. Maar voordat u aan een reis begint om de RPA voor het bedrijf te implementeren, is het van cruciaal belang om er een diepgaand begrip van te hebben. Het analyseren van verschillende aspecten en het kennen van de potentiële voordelen en uitdagingen is de sleutel tot een succesvolle implementatie van RPA.

De overgang naar meer automatisering moet beginnen met eenvoudige, meetbare projecten. Later kunt u vervolgens opschalen en optimaliseren voor andere processen en gebieden van uw bedrijf. Zoek naar afdelingen en functies die automatisering nodig hebben en die kunnen profiteren van de automatisering. Als het gaat om RPA voor uw bedrijf, denk dan aan human resources, financiën en boekhouding, verkoop, orderbeheer, salarisadministratie, klantenondersteuning en supply chain management.

Het is raadzaam om contact op te nemen met een expert die kan brainstormen met de bedrijfsleiders en de potentiële gebieden kan identificeren voor het implementeren van de RPA-oplossingen. Omdat het een holistische benadering is, zijn RPA-oplossingen er één met een groot potentieel in de komende toekomst.